Як проводити наради
Серед різних видів діяльності керівника найбільшу кількість часу поглинають наради. Навряд чи знайдеться інший такий вид діяльності, при якому б марно витрачалося стільки часу співробітників, як при проведенні нарад! Адже чим більше учасників, тим довше цей захід. У деяких компаніях менеджери до 80% свого часу проводять на конференціях і нарадах.
Приклад
Одного разу, коли я був молодим інженером науково-дослідної лабораторії, в якій працювало менше 50 осіб, я якось підрахував кількість часу, проведеного на планових нарадах. Вийшло, що на роботу у мене залишалося всього близько 4 годин на тиждень, решту часу я сидів на нарадах. Намагаючись якось виправити ситуацію, я роздрукував своє тижневе розклад, чорним зафарбував на ньому час нарад і повісив цю похмуру картину над своїм робочим місцем.
Начальник побачив цей документ у мою відсутність. Кажуть, здер його зі стіни, черкав, кричав, що це неправда. Але через пару тижнів після цього кількість і тривалість нарад він скоротив майже в два рази. Тільки за рахунок цього мій вільний час керівника збільшилася майже в п’ять разів!
Як ви думаєте, це сталося випадково?
Чи можна взагалі обійтися без нарад? Напевно, немає: головне завдання керівника – організовувати роботу інших людей. Для цього потрібно обмінюватися інформацією один з одним. Нарада – один із зручних способів такого обміну інформацією. Тому, щоб скоротити витрати часу співробітників до прийнятного рівня, керівнику потрібно:
? переконатися, що в даному випадку без наради обійтися зовсім
Неможливо;
? організувати правильну підготовку і проведення наради.
Існують цілі книги, спеціально присвячені тому, як правильно готувати і проводити нараду. Ми ж виділимо тільки найбільш важливі правила, що дозволяють зберегти користь нарад і при цьому скоротити витрати часу в розумних межах.
Рекомендується скликати нараду, коли:
? ви потребуєте інформації або раді, які вам може надати тільки групове обговорення;
? ви хочете, щоб команда взяла участь у прийнятті рішення або обговоренні проблеми;
? ви хочете поділитися інформацією або поставити всіх до відома про конкретну ситуацію;
? ви маєте справу з проблемою, яка вимагає розгляду з різних точок зору;
? ви вважаєте, що група відчуває необхідність у такій нараді. Краще не скликати нараду, якщо:
? предмет обговорення – це особисте питання, який повинен бути залагоджено один на один;
? у вас немає часу на його підготовку;
? простіше й ефективніше вирішити завдання іншим способом: записка, електронна пошта, телефонний дзвінок, колективне обговорення в мережі;
? завдання не настільки важлива, щоб витрачати на неї стільки часу;
? учасники наради не мають можливості до нього підготуватися. Підготовка до наради зазвичай включає в себе наступне:
? визначення мети та очікуваних результатів наради;
? складання списку учасників;
? розподіл ролей під час наради;
? визначення дати, часу, місця проведення та тривалості наради;
? з’ясування таких питань:
– яку інформацію потрібно підготувати для учасників наради;
– яку підготовку повинні провести учасники наради до його початку;
– що повинно бути зроблено для організації проведення наради.
Мета наради
Перше, що потрібно усвідомити: у кожного наради повинна бути мета і повинен бути результат (табл. 4.7).
Складання списку учасників
Мета наради визначає склад учасників. Запросіть на нараду людей, які:
? приймають рішення з питань, пов’язаних з досягненням мети наради;
? володіють знаннями, необхідними для досягнення мети наради;
? будуть виконувати прийняті рішення;
? за родом своєї діяльності повинні ознайомитися з інформацією, яку ви надасте під час наради.
Запрошуйте на нараду тільки тих людей, які допоможуть вам досягти поставлених цілей, при цьому переконайтеся, що ви забезпечили різні точки зору. Ви можете підвищити свої шанси на успіх, запросивши ключових гравців.
Особливо будьте обережні з такими речами, як статус наради та надання інформації учасникам. Дуже багато даремно втрачають час, беручи участь у нарадах тільки тому, що повинні підтримувати свій статус або мають бути в курсі того, що відбувається. Ви можете різко скоротити кількість учасників (і їхні витрати часу), якщо домовитеся заздалегідь з тими, хто зацікавлений тільки в інформації і в підтримці статусу, про розсилку їм протоколів наради з можливістю для них дати потім свої коментарі.
(2 votes, average: 2.50 out of 5)