Визначення дати, часу, місця проведення та тривалості наради
Дату, час і місце потрібно вибирати так, щоб забезпечити зручність проведення наради і додатково скоротити витрати часу на його проведення.
Почнемо з місця. Ідеально – кімната для переговорів. Якщо у вас її немає – кабінет лідера наради. Якщо і цього немає – будь-яке приміщення, в якому можуть розміститися всі учасники, включаючи коридори і інші явно не пристосовані для цього місця.
Дату і час краще вибирати так, щоб не розривати день на частини: відразу з ранку, перед обідом, відразу після обіду, в кінці дня. У всіх цих випадках економиться час співробітника на перехід до місця наради: він або відразу приходить на нього з будинку або з обідньої перерви, або відразу з нього йде на обід або додому. Здавалося б, дрібниця, але ми економимо при цьому як мінімум 5-10 хвилин х кількість учасників.
З практики і наукових досліджень відомо, що якщо людину відвернути, на те, щоб знову повернутися в робочий режим, він витрачає додатковий час. Тому продуктивність роботи співробітників за один тривалий відрізок часу буде вище, ніж якщо розбити його на два відрізки часу.
Тривалість наради в будь-якому випадку не повинна перевищувати 1 годину. Після цього часу зосередженість учасників на предмет наради істотно сніжается1, а витрати часу катастрофічно ростуть.
Тому чим коротше нараду, тим краще. І в цьому вам допоможуть:
? ретельна підготовка (про це ми поговоримо окремо);
? хороша робота ведучого – він повинен вести нараду в темпі і не дозволяти учасникам відволікатися на обговорення інших тем. Якщо в процесі проведення наради спливуть інші важливі питання, то для їх обговорення краще призначити окремі наради, а хід проведення цього краще не ламати;
? спеціальні заходи – не можна дозволяти учасникам розслаблятися і знижувати уважність. Для цього існує багато методів, включаючи такі екзотичні, як заміна зручних крісел на жорсткі стільці. Короткі наради взагалі рекомендується проводити стоячи.
Яку інформацію потрібно підготувати для учасників наради
Учасникам будь-якої наради бажано надати можливість попередньо ознайомитися з інформацією з обговорюваних питань. Це правило обов’язково у разі обговорення питань з довгою історією, безліччю вже вчинених дій і т. Д.
Кожна людина по-різному обробляє інформацію: одному достатньо просто поглянути, а іншому потрібно все прочитати і взяти добу на обдумування. Тому ідеальний варіант – коли інформація перед нарадою розсилається за день або кілька днів. Тоді учасники прийдуть на нараду не просто підготовленими, а з вже заздалегідь сформованими думками, які залишиться тільки обговорити.
Яку підготовку повинні провести учасники наради до його початку
У багатьох випадках потрібно вимагати від учасників, щоб вони теж провели підготовку до наради: зібрали інформацію, написали звіт про свою роботу до звітного зборам, знайшли думка експерта до зібрання з вироблення рішення. У таких випадках вимоги до учасників про те, яку підготовку вони повинні провести, потрібно передати їм разом з іншими матеріалами про нараду (датою, часом, порядком денним, інформацією для учасників і т. П.).
Відповідальність за збір матеріалів від учасників до початку наради покладається на організатора.
Що має бути зроблено в рамках організації наради
Чим ретельніше проведена підготовка, тим вище буде результативність наради і тим менше витрати часу на його проведення. Тому краще всього скласти план підготовки наради. Для цього можна використовувати наступний список питань:
? кінцева мета наради;
? очікуваний результат;
? прогноз тривалості наради і як її можна скоротити;
? дата, час і місце наради;
? хто скликає нараду;
? список учасників;
? розподіл ролей серед учасників;
? яку інформацію потрібно підготувати і розіслати учасникам, в тому числі опис мети наради і його порядок;
? яку підготовку повинні провести самі учасники;
? яке обладнання та / або матеріали потрібні для проведення (папір, ручки, дошка або фліпчарт з фломастерами, проектор для презентацій, вода для учасників і т. П.).
Крім того, необхідно, щоб до проведення наради лідер зібрав команду підготовки наради (ведучого, організатора і секретаря) і чітко поставив їм завдання на проведення наради.
Будь ласка, без фанатизму
У попередніх розділах був описаний повний комплекс завдань з підготовки наради з серйозного питання, такому як підведення підсумків роботи за період (з заохоченнями, покараннями і кадровими висновками), обговорення стратегії компанії і т. П.
Більшість робочих питань не є такими масштабними, тому не потрібно щоразу фанатично виконувати всі описані процедури. Єдиним обов’язковим елементом буде виконання функцій лідера, який повинен добре продумати, навіщо він збирає нараду і що буде його кінцевим результатом. А вже з цього будуть витікати необхідний масштаб підготовки та формат проведення.
Ознаки добре організованого наради
Якщо все було добре організовано, то в учасників заходу створюється відчуття, що все відбувалося само собою, легко і невимушено, а необхідне рішення було очевидним і з’явилося швидко.
Іноді навіть виникає легкий наліт нудьги і щоденності – ні тобі авралу, ні скандалу. І тільки організатори знають, скількох клопоту їм це коштувало.
Якщо у вас все вийшло так – ви провели блискучу підготовку. Похваліть себе і зробіть щось, щоб донести це розуміння до учасників наради. Інакше таку хорошу роботу ніхто не буде цінувати. Наприклад, можна зробити доброю традицією в кінці кожного наради при підведенні підсумків хвалити організаторів за хорошу організацію і показувати, за що саме.
(1 votes, average: 5.00 out of 5)