Як справлятися з безліччю справ

Найскладніше – це зрозуміти, що ніхто не може зробити всі свої справи і вирішити собі робити тільки найважливіші, не звертаючи ніякої уваги на інші.

Федір Нестеров

Керівники завжди завалені справами. Тому найбільш частий їх питання – як справлятися з безліччю справ? На цю тему є одна стара історія, вже давно перетворилася на легенду1. І не дивно, адже описані в ній події відбулися майже сто років тому – на початку XX ст.

Один з її учасників, Чарльз Майкл Шваб2 (1862-1939), – легендарний керівник, який починав свою кар’єру разом з найбагатшою людиною початку минулого століття – сталеливарним магнатом Ендрю Карнегі.

Історія про те, як Шваб об’єднав безліч різнорідних компаній в єдину компанію US Steel і фактично створив масовий ринок виробництва сталі, згадується у відомій книзі Наполеона Хілла “Думай і багатій”.

Але зараз мова піде про інший випадок.

Приклад

Одного разу експерт по ефективності Айві розмовляв з Чарльзом Майклом Швабом, у той час – президентом сталеливарної компанії Bethlehem Steel. Чи змалював Швабу послуги своєї організації і закінчив словами:

– Наша служба допоможе вам краще управляти.

– Чорт, – сказав Шваб, – я і тепер керую не гірше, ніж хотілося б. Нам потрібно не “знати”, а “вміти”; не знання, а справа! Якщо ви змусите нас робити справи так, як ми повинні їх робити, я із задоволенням вислухаю вас і заплачу вам стільки, скільки попросите!

– Відмінно! – Відповів Лі. – За двадцять хвилин я можу розповісти вам про дещо, що підвищить ефективність ваших дій принаймні на 50%.

– О’кей, – погодився Шваб, – клейте. У мене якраз стільки залишилося до відходу поїзда.

Чи вручив містеру Швабу чистий аркуш з блокнота і сказав:

– Напишіть тут шість ваших найважливіших справ на завтра. На це пішло близько трьох хвилин.

– Тепер, – сказав Лі, – пронумеруйте їх у міру їх значущості. На це у Шваба пішло п’ять хвилин.

– Тепер, – сказав Лі, – покладіть листок в кишеню і завтра вранці першим ділом подивіться на перший пункт і працюйте над ним до тих пір, поки не виконаєте. Потім точно так само займіться другим пунктом, потім третій і т. Д. Займайтеся цим до кінця робочого дня. Не хвилюйтеся, якщо виконаєте тільки одне або два завдання. Адже ви будете займатися найважливішими з них. Інші можуть почекати. Якщо ви не зможете розправитися з усіма справами за цією методикою, то не зможете і ні з якоїсь іншої, а без системи ви б і не визначили, яке з них – найважливіше справу. Робіть так кожен день. Після того як переконаєтеся в правильності цієї системи, змусьте підлеглих спробувати її. Пробуйте, поки не набридне, а потім надішліть мені чек на суму, яку вважаєте потрібною.

Вся розмова тривала близько тридцяти хвилин. Через кілька тижнів Шваб послав Лі чек на $ 25 тис.1 з листом, в якому повідомляв, що це був найприбутковіший урок в грошовому відношенні за все його життя!

Цьому раді вже майже сто років, але з роками його цінність тільки збільшується: взяти найважливішу справу і робити його, поки не зробиш. Потім вибрати наступне найважливіше справу і робити його до завершення і т. Д.

Як сортувати справи за важливістю, ми вже розглядали у попередніх розділах.

Скептики можуть стверджувати, що цей принцип в сучасному світі непридатний, оскільки у сучасного керівника занадто багато справ і у нього просто немає можливості весь час займатися одним з них. Якщо ви так думаєте, то вам потрібно знову перечитати попередні розділи і ще раз виконати всі пов’язані з ним завдання. Там ми говорили про те, як за допомогою планування роботи підлеглих керівник може отримати в своє розпорядження деяку кількість вільного часу, протягом якого він може займатися справами на свій розсуд. Ось це відвойоване вільний час ви і можете використовувати для того, щоб сконцентруватися на виконанні найважливіших справ.

Зверніть увагу: дуже часто для того, щоб знайти рішення, потрібно змінити формулювання завдання.

Початкова формулювання було “як справлятися з безліччю справ”, що має на увазі “як в умовах обмежених ресурсів справлятися з безліччю справ”. Тому ми підсвідомо шукали рішення, яке дозволить нам розтягнути наші обмежені ресурси на безліч справ.

А правильне рішення – без втрати ефективності скоротити список справ відповідно до наявних ресурсів. І воно очевидно – потрібно займатися тільки найважливішими справами, на які вистачить ваших ресурсів і які дозволять досягти максимальної ефективності.

Завдання 8. Тільки важливі справи

1. Серед своїх справ на тиждень виберіть найважливіше і зосередьтеся на його виконанні в той вільний час, який ви вже відвоювали собі як керівник. Не відволікайтеся на виконання інших справ, поки не виконаєте це. Після того як виконаєте його, визначте наступне важливу справу і займайтеся ним.

2. Ведіть облік своїх виконаних важливих справ за кожну тиждень: записуйте їх в кінці кожного тижня.

3. Намагайтеся збільшувати їх щотижневе кількість.

4. За підсумками місяця складіть графік кількості виконаних важливих справ по тижнях. Проаналізуйте, наскільки прискорилося після цього досягнення вами цілей.


1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (2 votes, average: 5.00 out of 5)

Як справлятися з безліччю справ