Вибір пріоритетів
Вибір пріоритетів – найважливіший аспект роботи керівника, який далекий від ідеалу у всіх. Нас оточує стільки справ, що ми фізично не можемо виконати навіть малу їх частину. Природне бажання – зробити всі справи. Але це неможливо, тому в кожного з нас є список невиконаних справ. І цей список дуже сильно діє нам на нерви і створює відчуття дискомфорту.
Щоб вибратися з цієї психологічної ями, потрібно прийняти для себе дві речі:
? погодитися з тим, що всі справи виконати неможливо, і дозволити собі виконувати тільки важливі, а інші не робити взагалі;
? навчитися правильно вибирати важливі справи – розставляти пріоритети.
За легендою, краще рішення в цій області запропонував Дуайт Ейзенхауер, який під час Другої світової війни був головнокомандуючим військами союзників у Європі, а згодом став президентом США.
Він придумав всі свої справи розділяти за параметрами терміновості і важливості. Відповідно всі справи розділилися на важливі і неважливі, а також строкові та нетермінові. Вийшла комбінація з 4 категорій справ (табл. 4.1).
Начебто нескладно і очевидно. І цілком зрозуміло, як з чим надходити. Але на практиці все складніше.
Існує велика різниця між поданням людей про те, якими справами вони займаються, і тим, як це відбувається насправді. Якщо провести опитування керівників про те, які справи займають у них скільки часу, то ми отримаємо приблизно таку картину (табл. 4.2). Чому так відбувається? Чому керівники видають бажане за дійсне? Для того щоб це зрозуміти, потрібно навчитися відрізняти одні справи від інших і бачити весь процес в динаміці.
Що таке “важливе, але не термінова справа” (ВНС)? Це те, що потрібно зробити сьогодні, щоб отримати результат завтра. Відповідно “важливе і термінове справа” (ВС) – це те, що треба було зробити вчора, щоб отримати результат сьогодні.
Важливе і нетермінове справа – як важливий, але неголосний відвідувач: прийшов тихенько, постояв у куточку і, якщо його не помітили, – непомітно пішов. А неважливе, але термінове (НВС) – це крикливий, нахабний, але не важливий відвідувач: прибіг, накричав, всіх розштовхав і пробився до нас на прийом. А коли пробився – говорив про якусь нісенітницю. Чого приходив, чого кричав – незрозуміло. Тільки час даремно витратив.
Кожен день знаходяться якісь неважливі термінові справи, тому суєта постійно прагне зайняти весь час керівника. Іноді керівник знає і бачить свої важливі справи, але кожен день вмовляє себе, що він займеться ними завтра, не бажаючи помічати при цьому, що завтра будуть інші неважливі термінові справи. Тому головну частину часу керівника займають неважливі термінові справи.
Завтра для важливих, але не термінових справ так ніколи і не настає. Іноді важливі справи все-таки доживають до того, що перетворюються на строкові (смажений півень іноді клює, і боляче). Тоді їх доводиться робити. Але більша частина важливих справ так і не реалізується.
Неважливі, але термінові справи можна і потрібно делегувати підлеглим. Правда, для того, щоб бути в змозі це зробити, потрібно перед цим виконати важливе, але не термінова справа: навчити підлеглих самостійно робити доручені їм справи. А хто знайшов для цього час? Ніхто. Тому більшість неважливих, але термінових справ звичайний начальник не може просто так доручити підлеглим і повинен робити сам.
Що з цього випливає? Звичайний ненавчений керівник постійно завалений справами. Він весь в суєті. І часто при цьому сам знає, що займається дурницями, але нічого не може змінити.
Така ситуація обов’язково діє керівнику на нерви. Почуття провини з’їдає його. Його весь день рвали на частини: спочатку неважливими і терміновими справами, потім важливими і терміновими. В кінці дня на ньому вже живого місця немає. Тому настає такий момент, коли він кидає всі свої справи і з криком: “Так пропади воно все пропадом! Мені відпочити потрібно! Всі пішли геть! “- Сідає робити що-небудь приємне (неважливе і нетермінове), щоб заспокоїтися і відновити свої нерви. Ось тому неважливі і нетермінові справи, які, по ідеї, взагалі не потрібно робити, займають так багато часу.
Категорія справи важлива тут і зараз. З плином часу справа може переміщатися з однієї категорії в іншу.
Приклад
Для наочності візьмемо приклад з сільського господарства. Щоб восени зібрати врожай, навесні потрібно засіяти поле насінням. Якщо цього не зробити, то восени збирати буде нічого. У січні починається підготовка до посівної (поки важливе і нетермінове справу, оскільки посівна в березні). Треба б починати готуватися (купувати насіння, запасати паливо, ремонтувати техніку). Але тут приїхали гості і залишилися надовго. В даному випадку неважливо, якої категорії це справа – неважливе і термінове (адже вони вже прийшли) або нетермінове і неважливе (але приємне). В обох варіантах толку мало.
Лютого прийшов, а посівна – тільки в березні: вона все ще важливе і нетермінове справа, яка може почекати. А тут є неважливі, але термінові справи: День закоханих, 8 Березня і т. П. – Загалом, святкування триває.
І “раптом” приходить 1 березня! І завтра вже потрібно починати сіяти! І посівна з важливого, але не термінового справи миттєво перетворюється на важливе і термінове. Негайно кидаємо всі інші справи – нам треба сіяти. Де насіння, де паливо, де сьогодні трактор? Насіння потрібно було заздалегідь протравить… Шкода, але вже немає часу – так в землю покидаємо, авось зійдуть…
А що, якщо закінчився березень, а ми не посіяли? Все! Важливе і термінове справа закінчилася, воно вже не актуально. З’являється інше важливе, але не термінова справа – що будемо їсти у вересні і до наступного врожаю?
Щоб змінити ситуацію, керівнику потрібно навчитися розділяти справи за категоріями і змінити черговість виконання своїх справ так, щоб в першу чергу присвячувати себе саме важливих справ.
Давайте візьмемо як приклад план робочого дня реального керівника і розберемо його (табл. 4.3).
Ще більш корисно обговорювати свої результати з іншими керівниками або регулярно отримувати зворотний зв’язок у свого коуча або тренера. Проходячи навчання в Школі управлінських технологій Ф. Нестерова, ви зможете отримати і те і інше.
Що ми отримаємо в результаті того, що будемо намагатися виконувати тільки важливі і нетермінові справи? Як це проявиться на практиці?
Перевага важливих і нетермінових справ полягає в тому, що вони не термінові. Якщо ними дійсно займатися, то не потрібні аврали: можна виконати їх трохи раніше чи трохи пізніше – не має значення. Головне, що їх взагалі потрібно робити.
Найбільш успішні компанії та люди роблять це і тому в певному сенсі схожі один на одного – вони нікуди не поспішають і працюють без суєти. Все відбувається плавно і неквапливо. Їм просто нікуди поспішати, бо вони займаються важливими і нетермінових справами.
А якщо не витрачати час на дурниці, то виникає багато вільного часу і з’явився додатковий його резерв можна використовувати на приємні справи (нВнС). І навіть на те, щоб подумати про те, як витягти з них користь.
Приклад
Існує практика, при якій успішні компанії дозволяють своїм співробітникам частину робочого часу займатися тим, що їм подобається.
У компанії Google (США) є “Правило 20%”. Воно свідчить, що програмісти вільні п’яту частину свого робочого часу (або один день в тиждень) присвячувати тим проектам, які цікаві особисто ним. “Правило 20%”, за задумом засновників компанії С. Бріна і Л. Пейджа, має стимулювати співробітників компанії до розробки нових ідей.
У компанії Terrasoft (Україна) є “Проект” “10%” “. Його основна ідея полягає в тому, що будь-який співробітник може брати участь у становленні компанії, творити її історію “своїми руками”, а саме активно пропонувати і реалізовувати власні ідеї. При цьому компанія готова в цьому допомогти, надаючи головне – часовий ресурс і, в разі необхідності, фінансову підтримку для таких починань.
(1 votes, average: 5.00 out of 5)