Свобода від терміновості
Чи бували у тебе дні, коли термінових справ було настільки багато, що виконати їх вчасно було просто нереально? Частина з них повинна бути зроблена сьогодні, а частина ще вчора… Не дуже приємне стан, чи не так? Я не люблю такий стан, воно тисне. Важко сконцентруватися на який-небудь завданню, розуміючи, що інші термінові завдання чекають на тебе. Хочеться позбавиться від цих термінових справ швидше, щоб перейти в режим контролю, коли можна самому вибирати, яке завдання зробити наступної.
І все ж бувають моменти, коли вдається закрити всі вчорашні та сьогоднішні справи. І, здавалося б, давай, тепер працюй на майбутнє, щоб уникнути надалі атаки термінових справ. Але, розібравши всю гарячку, неусвідомлено хочеться розслабитися і займатися випадковими справами, поки не настане завтра зі своїм потоком термінових справ. Це явно неефективно. Схоже це відбувається через нашого уявлення про час, де “сьогодні” знаходиться по середині між минулим і майбутнім. Якщо це зобразити на графіку, додавши ще вісь важливості, виходить наступне:
У центрі – справи з крайнім терміном “сьогодні”, середньої важливості. Дивлячись на цей графік, зрозуміло, чому виконавши всі вчорашні і термінові справи, нехай навіть незначні, настає помилкове відчуття, що більша частина роботи вже виконана, десь 2/3 від всього того, що можна було б взагалі коли-небудь зробити (зона всередині сірої рамки):
Фокус уваги при класичному розбитті завдань на термінові і важливі
Якщо ми хочемо, щоб основний фокус уваги був на важливі завдання майбутнього, а не на термінові і неважливі, то центр координат повинен зміститися вправо і вгору. Для наочності зробимо більше позначок на кожній з осей. Що з себе представляють важливі завдання? Це завдання, пов’язані з нашими актуальними цілями, довгостроковими і майбутніми цілями і завдання на розвиток. Крім термінів “вчора”, “сьогодні”, “завтра”, додамо “тиждень” і “коли-небудь / в будь-яке доступне час”. Зі зміщеним центром виходить наступний графік:
Графік подання справ, що гарантує свободу від терміновості
У центрі графіка – завдання з крайнім терміном на завтра, пов’язані з фокусними цілями. Завдання з терміном “сьогодні” і “вчора”, а також регулярні завдання знаходяться в лівій нижній частині, що передбачає необхідність позбавиться від них швидше, та й візуально займають вони менше 1/4. Як позбавиться від завдань швидше? Я знаю 4 хороших способу і один поганий:
Обмеження часу. Визначити для себе час, за який хочеться розправитися з усіма терміновими завданнями. Для більшої ефективності рекомендую скорочувати його до абсурду, наприклад, ввести обмеження в 20 хвилин. Це стимулює активніше використовувати один з варіантів нижче.
Викреслити. Ідентифікувавши задачу, як менш важливу, ніж інші, проаналізувавши, що зміниться в житті (тобто нічого :)), якщо завдання зробити / не зробити – можна прийняти сміливе рішення і одним рухом руки прибрати зі списку. Серйозно! Половину справ можна дійсно викреслити і користі буде набагато більше, якщо сфокусувати свою енергію на більш важливі завдання.
Делегувати. Віддати завдання тому, для кого вона буде в зоні його найближчого зростання, тому, хто отримає більше задоволення від неї, хто достатньо компетентний, щоб за її взятися (не обов’язково більше, ніж ти сам!). Іноді делегування вимагає більше витрат часу з урахуванням необхідності навчання, контролю, коригування. Але тим не менш, цей спосіб дозволяє розправитися не лише з одного строкової завданням, а також з цілою серією або комплексом завдань. Доцільно розглядати делегування відповідальності і повноважень, ніж однієї точкової завдання. А починати можна і з одного.
Зробити швидко. Раз вже задача потрапила в список з позначкою “вчора” або “сьогодні”, чого в ідеалі бути не повинно (див. Графік – фокусуємося на завтрашніх завданнях!), Потрібно знайти спосіб зробити максимально швидко. Зробити мінімальну частину, решту домовитися (з іншими зацікавленими або з собою) зробити завтра (і потім таки зробити сьогодні, але з чистою совістю розглядаючи її як завтрашню!). Або просто відкинути в сторону зайвий перфекціонізм, так як 20 хвилин добігають кінця :).
Зробити. Just do it now! Якщо нічого не залишається, просто зробити і переходити до наступної. В ідеалі проаналізувати, чому вона стала термінової, щоб уникнути цього надалі.
Позбувшись від гніту термінових справ таким чином, можна прийти до ситуації, коли доведеться робити нетермінові справи терміновими примусово. Абсурд? Для того, щоб розібратися навіщо це потрібно робити, потрібно спершу розібратися, звідки взагалі беруться термінові справи.
Погодься, у Робінзона Крузо не надто багато було термінових справ, якщо такі були взагалі. Так, потрібно щось було зробити швидко, щоб вижити. Але чи був “дедлайн” – крайній термін, після якого виконання завдання втрачало всякий сенс? Справа в тому, що терміни – це штучний спосіб організовувати роботу, коли є взаємодія з іншими людьми, спосіб введення корисних для співпраці взаємозалежностей. А на співпрацю та взаємодію побудований будь-який бізнес. Тому від терміновості нікуди не втечеш, вона повинна бути, це життя. І дуже добре, що терміни є. Якщо немає термінів – значить твоя робота нікому зараз не потрібна. Може бути в майбутньому. Але навіть якщо в майбутньому, потрібно усвідомлювати необхідність робити її зараз, інакше вона ніколи і не буде зроблена. А значить і бажане майбутнє не настане. Ось це і є випадок, коли самому потрібно ставити терміни.
Якщо у тебе є мета в фокусі – то важливо робити щоденні кроки для її досягнення – це і є ті термінові справи. Тому заглянувши в список справ вранці, ти обов’язково повинен побачити термінові справи, принаймні з позначкою “до завтра” або “на цьому тижні”. Якщо таких немає і навіть не маються на увазі – це сигнал, що потрібно виділити фокусну мету, визначити наступний крок і призначити крайній бажаний термін його виконання. Це і є справжня свобода від терміновості – не обставини, а ти сам вирішуєш, що ти будеш робити сьогодні.
(1 votes, average: 5.00 out of 5)