Home ⇒ 👍Економіка ⇒ Прибутковий касовий ордер

Прибутковий касовий ордер

Прибутковий касовий ордер – це документ первинної облікової документації касових операцій, за яким здійснюється прийом готівкових грошових коштів в касу організації.

Коли виписується прибутковий касовий ордер

Оскільки прибутковий касовий ордер є первинним документом бухгалтерського обліку, отже, він повинен бути складений при здійсненні факту господарського життя, тобто за фактом надходження готівкових коштів в касу організації, індивідуального підприємця.

Таким чином, виписувати прибутковий касовий ордер необхідно в момент здачі готівкових коштів у касу господарюючого суб’єкта.

В яких випадках заповнюється форма прибуткового касового ордера

Прибутковий касовий ордер заповнюється, коли надходять готівкові кошти в касу організації у наступних випадках:

Оприбуткування виручки, що надійшла. При продажу товарів (робіт, послуг) за готівку, коли покупцеві видається чек ККТ або БСО, за підсумками робочої зміни на всю суму готівкової виручки складається тільки один ПКО; Повернення невикористаних підзвітних грошей; Отримання грошей з розрахункового рахунку; Повернення запозичених коштів; Кошти, що вносяться до статутного капіталу.

Форма прибуткового касового ордера

Для прибуткового касового ордера встановлена спеціальна форма (форма N КО-1), яка затверджена Постановою Держкомстату “Про затвердження уніфікованих форм облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації”.

Відповідно до форми N КО-1 прибутковий касовий ордер має дві частини: безпосередньо сам прибутковий ордер і квитанцію до прибуткового касового ордеру. Квитанція до прибуткового касового ордеру видається особі, яка здала готівку в касу організації. Квитанція до прибуткового касового ордеру повинна бути завірена печаткою організації, підписана так само, як сам прибутковий ордер, і крім того квитанція до прибуткового касового ордеру підписується касиром, приходуючий гроші. При цьому сам прибутковий касовий ордер повинен залишитися в касі.

Оформлення прибуткового касового ордера

Прибутковий касовий ордер оформлюється:

Головним бухгалтером; Бухгалтером або іншим працівником (в тому числі касиром), визначеним керівником за погодженням з головним бухгалтером (при наявності) шляхом видання розпорядчого документа організації, індивідуального підприємця (далі – бухгалтер); Керівником (при відсутності головного бухгалтера та бухгалтера).

При цьому прибутковий касовий ордер підписує головний бухгалтер або бухгалтер, а при їх відсутності – керівник, касир.

У разі ведення касових операцій та оформлення касових документів керівником касові документи підписуються керівником.

Прибутковий касовий ордер може оформлюватися на паперовому носії або із застосуванням технічних засобів, призначених для обробки інформації, включаючи персональний комп’ютер і програмне забезпечення.

Якщо прибутковий касовий ордер оформлюється із застосуванням технічних засобів, то його необхідно роздрукувати на паперовому носії.

Виправлень у прибутковому касовому ордері не допускається.

Порядок заповнення прибуткового касового ордера

Бланк прибуткового касового ордера виписується в одному екземплярі працівником бухгалтерії, підписується головним бухгалтером або особою, на це уповноваженою і касиром, завіряється печаткою (штампом) касира.

Заповнення бланка прибуткового касового ордера

Заповнюється бланк прибуткового касового ордера в такий спосіб:

У рядку “Організація” вказується повне найменування організації і її код ОКПО, присвоєний відділом статистики.

Наступний рядок заповнюється тільки в тому випадку, якщо грошові кошти надходять зі структурного підрозділу цієї організації (наприклад, виручка з торгової точки), інакше там ставиться прочерк.

ПКО нумеруються, як правило, починаючи з 1 січня поточного року – порядковий номер ставиться в графі “Номер документа”.

У зв’язку з тим, що первинні документи повинні заповнюватися в день проведення операції, в графі “Дата складання” вказується поточне число.

У графах “Дебет” і “Кредит” заносяться номери відповідних рахунків і кодів, якщо організація застосовує кодування:

Так в графу “Дебет” заноситься номер рахунку, за дебетом якого оприбутковуються грошові кошти. Підприємства, що видали ордер, в цій графі ставлять рахунок 50 “Каса”. Тут же може бути вказаний номер субрахунка відповідно до робочого плану рахунків організації.

У графі “Кредит, кореспондуючий рахунок, субрахунок” вказується номер рахунку і, якщо необхідно, субрахунку, по кредиту якого відображається надходження грошових коштів в касу організації. Це можуть бути такі рахунки, як 90.1 “Дохід від продажу”, 51 “Розрахункові рахунки”, 62 “Розрахунки з покупця ми і замовниками”, 71 “Розрахунки з підзвітними особами”, 73 “Розрахунки з персоналом за іншими операціями”, 75 “розрахунки з засновниками”.

У графу “Сума” цифрами вноситься сума коштів, що прибуткується в касу.

У графі “Код цільового призначення” ставиться прочерк, якщо в організації не прийнята система кодування.

У рядку “Прийнято від” пишеться ПІБ працівника організації, або при розрахунках між організаціями – найменування організації та ПІБ співробітника через якого передані кошти. При цьому вноситься слово “через”, наприклад “Прийнято від “Найменування організації” через “ПІБ співробітника через якого передані кошти”.

У полі “Підстава” необхідно занести зміст операції, наприклад “роздрібна виручка” або “оплата за договором”.

У рядку “Сума” правила вимагають вказати всю суму коштів, що надходять прописом з початку рядка з великої літери (копійки вказуються цифрами). Якщо після написання суми в гривнях в рядку залишилося вільне місце, то його прокреслюють.

Тут слід звернути увагу на таку особливість. Якщо в графі “Сума” отримана сума була вказана з копійками, то і в цьому рядку сума також вказується з копійками. Якщо ж сума була вказана без копійок, то і в рядку про копійки не згадується.

У рядку “У тому числі” вказується сума ПДВ, яка записується цифрами, або робиться запис “без податку (ПДВ)”.

Документи, що додаються із зазначенням їх номерів і дат заповнення розташовуються в поле “Додаток”. Самі ці документи безпосередньо після отримання грошей погашаються штампом “Отримано” із зазначенням поточної дати.

Заповнення квитанції до прибуткового касового ордеру

Квитанція до прибуткового касового ордеру повинна містити всі ті ж відомості, що і сам ордер.

У відривний квитанції, що додається до прибуткового касового ордеру, заповнюється така інформація:

Найменування організації; Номер і дата складання документу; Прийнято від; Підстава; Сума; У тому числі; Головний бухгалтер (підпис); Касир (підпис); Дії касира після отримання грошових коштів.

Після цього касир приймає гроші і після їх отримання ставить свій підпис, прізвище та ініціали на прибутковому ордері та квитанції.

На квитанції касир вказує також дату прийому грошей і запевняє свій підпис печаткою. Друк на квитанцію ставиться так, щоб краєчок заходив на сам прибутковий ордер.

Після того як гроші надходять в касу, касир відриває квитанцію до ПКО по лінії відрізу і видає її на руки особі, яка здала гроші, а сам касовий ордер залишає в касі.

При цьому робиться запис про вжиті гроші в касовій книзі (форма N КО-4).

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів

Перед тим як прибутковий касовий ордер потрапить в касу, він повинен бути зареєстрований в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма № КО-3).

Журнал реєстрації касових документів КО-3 – призначений для реєстрації касових документів в ході ведення касових операцій і застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових і видаткових касових ордерів.

Форма № КО-3 складається з обкладинки і вкладного листка, за зразком якого відбувається оформлення, заповнення та друк всіх сторінок журналу.

Вкладний лист розділений на дві частини: одна призначена для реєстрації прибуткових касових документів (графа 1-4), інша – для витратних (графи 5-8).

Штрафні санкції за відсутність ПКО

Відсутність або неналежне оформлення первинних касових документів, до яких, зокрема, і відноситься прибутковий касовий ордер, може спричинити для платника податків штрафні санкції відповідно до ст Податкового кодексу України.

Так згідно з цією статтею грубе порушення правил обліку доходів і (або) витрат і (або) об’єктів оподаткування, якщо ці діяння вчинені протягом одного податкового періоду, за відсутності ознак податкового правопорушення, тягне за собою стягнення штрафу в розмірі десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

При цьому під грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об’єктів оподаткування розуміється відсутність первинних документів, в тому числі первинних касових документів.

Також відсутність первинних касових документів у організації-покупця може стати підставою у відмові податкового органу визнати зазначені витрати організації з метою оподаткування прибутку або єдиного податку відповідно до спрощеної системи оподаткування (об’єкт оподаткування – доходи, зменшені на величину зроблених витрат).