Поради від провідних фахівців у галузі тайм-менеджменту
Якщо і звертатися до когось за порадою, то до людини в даних справах розбирається. Та й то, повноцінно зрозуміти систему поглядів того чи іншого автора можна лише прочитавши і зрозумівши його праці. Ми ж поставили собі амбітну задачу виділити і коротко представити наріжні камені окремих методик і технік.
Стівен Кові
Назвати С. Кові фахівцем в області тайм-менеджменту можна лише з поправкою на те, що управління часом для нього – елемент самовдосконалення, в комплексі призводить людини до успіху. А ось в цьому глобальному напрямку він є гуру, тому нижче зібрані деякі рекомендації з розділу його книги “7 навичок високоефективних людей”, присвяченого 3 навику – визначення пріоритетів.
Суть навику: спочатку робіть те, що необхідно робити спочатку. Іншими словами, ніколи не варто відкладати важливі справи на потім, якими б складними і неприємними вони не були. Пам’ятайте, кожна така справа наближає вас до мети, тому змусьте і свої почуття працювати на результат. Все, навіть найуспішніші люди, змушені робити те, що не завжди їм подобається. Це неминучість.
Ви повинні “залежати від своїх цінностей, а не від швидкоплинних імпульсів і бажань”. Рух до мети вимагає мотивації і наполегливості, тому сама мета повинна бути пріоритетною і важливою, адже себе не обдуриш.
Кращий рада з управління часом, на думку автора: “Організація і дії на основі пріоритетів”.
Термін “управління часом” не зовсім вірний. Потрібно вчитися керувати не часом, а собою.
Дотримуйтесь принцип Р / РС балансу (результат / ресурси + засоби). Баланс на увазі те, що жодне з даних напрямків не переважує інше. Попросту кажучи, мета повинна бути співмірна витрачається на її досягнення зусиллям. І навпаки: не варто витрачати великі сили заради успіху в незначній справі.
Використовуйте матрицю управління часом для визначення дійсно важливих справ, і концентруйтеся на них, оскільки від цього залежить досягнення ваших глобальних цілей.
Шукайте можливості та способи зробити вашу особисте і професійне життя простіше. Пробуйте, застосовуйте, серед них можуть бути ті, які допоможуть позитивних змін у вашому житті.
GTD Девіда Аллена
Метод Д. Аллена корисний в першу чергу своїми порадами з фізичної організації робочого простору, а також рекомендаціями використовувати різні канцелярські та інші засоби для “звільнення” мозку від непотрібної інформації. Про те, яким має бути робоче місце на думку автора GTD, ми вже писали. Розберемо ще деякі рекомендації:
Ведення картотеки. Більшість незначних затримок часу можна уникнути, широко застосовуючи недорогі канцелярські засоби. При одночасній роботі з великою кількістю проектів або вхідної інформації – організуйте картотеку. Для цього можна використовувати звичайні папки, в які потрібно складати всю документацію та інші матеріали по проекту. Їх варто завести навіть для справ, де існує лише 1 документ.
“43 папки”. Простий і ефективний метод для організації справ. Знадобиться 43 папки: 12 на кожен місяць і 31 на кожен день. Їх функція – нагадувати про будь-які глобальних або дрібних справах запланованих на кожен день. Припустимо, на початку травня в результаті переговорів ви домовилися в кінці червня представити клієнтові звіт і попередньо, за тиждень, з ним здзвонитися. З цією метою в “червневу” папку кладеться документ-“нагадування” про заплановане на цей місяць подію. Крім того, в папки відповідні 20 і 27 числа також поміщаються записи про дзвінок і здачі звіту. Кожен день починається з ознайомлення з вмістом папки. На відміну від щоденника або електронного органайзера вони “застраховані” від збою, їх неможливо втратити або забути.
4 типи списків справ. Також Д. Аллен пропонує вдосконалену модель списку справ. Суть ідеї в диференціації завдань, виділення пріоритетних напрямів і зручною структурі. Всього потрібно вести 4 списку:
Наступні дії. У цей список ви записуєте речі, які вам необхідно зробити в найближчій перспективі. Редагувати його, вносячи нові записи, потрібно щодня.
Проекти. Ті підприємства, які є декількома пов’язаними субдействіямі, і на виконання яких потрібно не одну дію. Проекти потрібно контролювати щотижня, щоб мати можливість судити про хід їх реалізації.
Відкладені. У цьому списку зберігаються проекти, виконання яких комусь делеговано або вимагає впливу зовнішніх факторів. Їх також систематично потрібно перевіряти (як мінімум раз на тиждень).
Коли-небудь / може бути. З назви списку зрозуміло, що це список невизначених справ на майбутнє (пробігти марафон або завести блог).
Джулія Моргенстерн
Дж. Моргенстерн починала свою кар’єру на посаді адміністратора і саме на ній придбала необхідні навички планування і організації. Тому вона впевнена, що управління часом полягає здебільшого в правильній організації діяльності. А для того, щоб вона була правильною, пропонує такі інструменти:
1. Оцінка. Починати коштує не з застосування будь-яких методик, а з оцінки витрачається часу і своїх дій. Що вам заважає займатися пріоритетними справами? Причин може бути декілька: технічні (відволікання на соцмережі, пошту, здійснення дзвінків під час на них неотведенное), зовнішні обставини (стислі терміни, нереалістичні графіки, додаткові обов’язки), психологічні перешкоди (небажання чекати і пов’язані з цим хронічні запізнення, відкладання справ, спеціально створювані кризові умови).
2. Тимчасові рамки. За словами Джулії, 90% її клієнтів, використовуючи списки справ, поряд з пунктом не записують час, необхідний на їх виконання. Це помилка: тимчасові рамки потрібно ставити для будь-якої задачі.
3. Техніка 4D. Якщо в силу якої-небудь причини ви не здатні виконати завдання, потрібно застосувати одну з таких дій:
Видалити (delete). “Якщо щось не варто робити зараз, то може бути це не варто робити і пізніше”. Це стосується в першу чергу до некваліфікованої діяльності. Відмовтеся від таких справ.
Відкласти (delay). Застосовуйте сортування: менш пріоритетні справи можна відкладати, звільняючи час на більш важливі.
Делегувати (delegate). Для виконання окремих завдань можна залучити інших: колег, друзів, родину.
Зменшити (diminish). У деяких компаніях продуктивність значно покращилася після того, як щотижневі годинні наради були замінені на 15-хвилинні. Це дозволило “вбити двох зайців”: зберегти час на безпосередню роботу, та й утримати увагу співробітників протягом більш короткого відрізка часу стало легше.
4. Пріоритети. Дж. Моргенстерн говорить про необхідність розробки великий “картини життя” – ваших цілей, глобальних планів. Вона складається з 3 етапів. Перший: виділення “категорій” – головного, того, що важливо для вас. Їх має бути не більше шести (наприклад, “фінанси”, “здоров’я”, “сім’я”). Другий: цілі для кожної “категорії”. Наприклад, у фінансовому плані це може бути певна сума на банківському рахунку до моменту виходу на пенсію. Третій: 2-3 види діяльності, які ведуть до мети (зарплата, пасивний дохід від інвестування, депозит).
5. Техніка SPACE. Організація часу і організація простору єдині, тому автор пропонує спеціальну методику планування SPACE (від англ. Простір):
Sort – сортуйте справи і речі навколо себе.
Purge – очистіть час і простір від усього, без чого можна справлятися і так.
Assign – призначте кожній речі своє місце, а кожній справі – свій час.
Containerize – визначайте параметри кожної значимої діяльності.
Equalize – час від часу переоцінюйте свою систему.
(2 votes, average: 3.50 out of 5)