Поняття процесу управління
Процес управління являє сукупність певних видів діяльності, які спрямовані на координацію і впорядкування в функціонуванні та розвитку організації і її елементів для досягнення цілей, що стоять перед нею. У процесі управління вирішуються завдання:
- Тактична: підтримку стійкості, гармонійної взаємодії і працездатності всієї сукупності елементів об’єкта управління; Стратегічна: забезпечення розвитку і вдосконалення, переклад в якісно і кількісно інший стан.
Зазвичай, процеси управління організацією досить різноманітні і багатовимірні, характеризуються складною структурою. Процес управління в загальному сенсі складається із загальних функцій управління, об’єднані в цикли управління (рис. 1).
Як видно, даний процес можна охарактеризувати як безперервний, з циклічним повторенням окремих фаз (збору, обробки, аналізу, зберігання, контролю інформації; прийняття рішень і організації виконання їх), нерівномірний, інерційний, з деяким запізненням управлінських дій. Процес управління вдосконалюється і розвивається разом з організацією.
Сутність управлінського процесу
В управлінському процесі об’єднані такі моменти як управлінський працю, предмет і засоби, і кінцевий результат його реалізації – певний продукт.
Предмет і продукт управлінської праці – це; в першому випадку вона є “сирий”, а тому на практиці не застосовується; але для підготовки рішення вона служить основою, нею керуються для здійснення певних дій.
Самостійне існування перетворена інформація набуває і потім накопичується, що веде до ускладнення управлінського процесу, зростання панування рішень, прийнятих в минулому, над поточними. Останнє може бути в деякій мірі корисним, оскільки породжує організаційний порядок, який забезпечує спрацьовування в автоматичному режимі механізмів управління та виконання відповідної дії без спеціального розпорядження. При цьому він обмежений через те, що підпорядкувати і координувати всі елементи організації не в змозі.
Засоби управлінської праці – це все те, що сприяє при здійсненні операцій з інформацією. При цьому виділяють: засоби складання документів, оформлення і обробки документів, угруповання і зберігання документів, засоби виконання обчислювальних операцій, оперативного зв’язку.
Форми управлінської праці
Управлінська праця реалізується в трьох ключових формах:
- Евристичний; Адміністративний, Операторний.
Евристичний праця – це сукупність дій з аналізу та вивчення певних проблем, що стоять перед фірмою, і на основі цього розробці ряду варіантів їх вирішення – економічних, управлінських, технічних.
Залежно від характеру і складності цих проблем працю виконується фахівцями або керівниками.
Адміністративний праця – в основному доля керівників, який пов’язаний з виконанням робіт по поточному координації діяльності підлеглих, їх контролю, оцінці, мотивації, розпорядження, інструктування, обміну інформацією.
Операторний праця має направленість на технічне забезпечення необхідною інформацією виробничих і управлінських процесів.
Він включає роботи по документуванню (оформлення, розмноження, сортування, і зберіганню різних документів); обліку (збору статистичної, бухгалтерської та іншої інформації про процеси, що протікають в організації); комунікації, обчислення та послідовній обробці зібраної інформації. Дана праця покладено на фахівців і виконавців.
Керуючі роботи і операції
Процес управлінської праці включає в себе елементарні дії, або операції, тобто однорідні, логічно неподільні частини управлінської діяльності, з одним або групою інформаційних носіїв від моменту надходження їх до передачі в перетвореному вигляді іншим або ж на зберігання.
Керуючі операції можуть бути: пошукові, обчислювальні, логічні, описові, графічні, контрольні, комунікаційні тощо
Комплекс самостійних операцій з обробки інформації (збору, вивчення, аналізу, формулюванні висновків, оформлення їх), який закінчується певним за формою і змістом результатом у вигляді повідомлення або документа називається управлінською роботою.
Керуючі роботи класифікують:
- За цільовим призначенням (активізація, передбачення, контроль); За конкретним змістом (дослідження, планування); За періодами (тактичні, стратегічні, оперативні); По етапах (постановка мети, аналіз ситуації, визначення проблеми, вибір її рішення); За спрямованістю (всередині або поза організації); За сферами (соціальна, економічна, технологічна); По об’єктах (персонал, виробництво); За формами і методам здійснення; По організаційної ролі (інтегрують і диференційні); За характером перетворення інформації (стереотипні, що виконуються за алгоритмом, або творчі); За ступенем складності.
Остання класифікація є найважливішою характеристикою управлінської праці.
Складність управлінської праці визначається рядом обставин.
По-перше, масштабом, кількістю і складом проблем, зв’язку між ними, застосовуваними методами, організаційними принципами.
По-друге, необхідністю приймати все нові, нетрадиційні рішення, часто в умовах ризику і невизначеності, що вимагає глибоких професійних знань, досвіду і ерудиції.
По-третє, нарешті, складність управлінської праці характеризується рівнем оперативності, самостійності, відповідальності, ризикованості рішень, які треба приймати. Менеджер в процесі прийняття рішення, бере на себе часто відповідальність не тільки за добробут людей в матеріальному плані, але за здоров’я і навіть їхнє життя.
Управлінська процедура являє собою документально зафіксовану послідовність виконання елементів процесу управління, яка визначає склад, зміст складових його операцій, їх черговість. Процедура відображає мету роботи, розроблялися і використовувалися документи, зміст їх, порядок проходження.
Технологія процесу управління
Спосіб виконання операцій управління і їх елементів в оптимальній послідовності при раціональному розподілі між виконавцями залежно від їх кваліфікації та витрат робочого часу називають управлінської технологією.
Головні завдання управлінської технології:
- Встановлення впорядкованості та раціональності в послідовності виконання управлінських робіт; Забезпечення при прийнятті рішень єдності, узгодженості та безперервності дій суб’єктів; Участь вищих керівників; Рівномірне навантаження на виконавців.
В основі управлінських технологій – виробничі і інформаційні потоки, сукупність знань про прийоми та методи дій працівників при виконанні управлінських операцій.
Технологія управління повинна бути мінімально складною і трудомісткою. Розглянемо їх докладніше.
Лінійна технологія характеризується строгою послідовністю певних фаз, які одна з одної випливають і змінюються відповідно до раніше встановленого плану. Якщо неможливо оцінити стан справ точно, виділити головну проблему і намітити мету однозначно, управлінська технологія може бути розгалуженою.
Технологія управління за відхиленнями, що почався на попередній фазі, виходить з того, що останні частково взагалі не потребуватимуть коригування; а їх подолання та частково внесення змін до процесу управління можливо силами самих виконавців; лише при значній величині їх слід втрутитися керівнику.
Технологія управління по ситуації може застосовуватися в разі, коли управлінський процес здійснюється в умовах невизначеності.
Технологія управління за результатами характеризується тим, що при відсутності визначеності ситуації і розпливчатою кінцевої мети, після кожної з фаз, в залежності від ступеня досягнення на попередній запланованих результатів, відбувається уточнення подальших дій.
Таким чином, процес управління являє собою діяльність об’єднаних в якусь систему суб’єктів управління, яка спрямована на досягнення цілей організації через реалізацію певних функцій з використанням управлінських методів.