Поняття і етапи контролю

Сутність контролю

Контроль за своєю суттю є процесом визначення, оцінки та інформації в частині відхилень дійсного значення від заданого або збігу їх і результати аналізу. Можна здійснювати контроль цілей, ходу виконання планів і прогнозів, розвитку процесу відповідно до очікувань від нього.

Предметом контролю може стає як виконавська діяльність, так і робота самого менеджера. У процесі регулювання використовується контрольна інформація, що, таким чином, формує доцільність об’єднання контролю і планування в єдину управлінську систему управління: планування, контролю, звітності, менеджменту (рис. 1).

Контроль може здійснюватися особами, які прямо або побічно залежать від процесу. Перевіркою при цьому називається здійснення контролю особами, які від процесу незалежні.

Ключові концепції контролю

У роботах вчених і дослідників зазвичай розглядаються наступні класифікації контролю:

    За ознакою приналежності суб’єкта контролю до підприємства (внутрішній або зовнішній); По підставі для обов’язків контролю (добровільний контроль, договірної контроль, контроль за статутом або за законом); По об’єктах контролю (за рішеннями, за яким – небудь об’єктом, за результатами); За ознакою регулярності (нерегулярний, регулярний, спеціальний).

Контроль є одним з основних інструментів розробки політики та прийняття рішень, які забезпечують нормальне функціонування організації як на довгострокову перспективу, так і в питаннях оперативного менеджменту.

Функція контролю є такою характеристикою управління, яка дає можливість визначити проблеми, таким чином скорегувати організаційну діяльність, щоб кризову ситуацію попередити.

У функцію контролю включається:

    Процеси збору, обробки та аналізу інформації в частині фактичних результатів господарської діяльності кожного підрозділу фірми, зіставлення з плановими показниками, виявлення відхилень і аналіз причин подібних відхилень; Розробка необхідних для досягнення заданих цілей заходів.

Найважливіша функція контролю – це розробка системи стандартів звітності (з фінансових і виробничих показників), перевірка такої звітності та аналіз її як за підсумками господарської діяльності фірми в цілому, так і кожного підрозділу окремо.

Основні функції контролю в системі управління організацією

Контроль в системі управління організацією має ряд основоположних функцій, серед яких такі:

    Перевірочна функція, що припускає встановлення обгрунтованості, доцільності, законності рішень; перевірка виконання їх, дотримання екологічних, технічних, правових та інших норм і нормативів; виявлення порушень і помилок. Інформаційна функція, що передбачає збір, передачу, обробку інформації про стан будь – якого об’єкта. Діагностична функція, яка передбачає оцінку і вивчення реального стану справ в організації і в її оточенні, визначення ключових тенденцій зміни його, можливостей і загроз, наявності прихованих резервів Прогностична функція створює базу для припущень про потенційний стан об’єкта і майбутніх можливих відхиленнях його від заданих раніше параметрів. Комунікаційна функція забезпечує процес встановлення і підтримання зворотного зв’язку.
    Орієнтована функція контролю вказує, на чому необхідно концентрувати особливу увагу
    Стимулююча функція передбачає те, що за результатами проведення контролю проводиться оцінка персоналу, покарання або заохочення. Коригувальна функція має на увазі що, на базі отриманих результатів, поведінку і стан об’єкта та його частин змінюються та, щоб були забезпечені всі необхідні значення характеристик його або сталість функціонування в разі відхилення від них.
    Захисна функція контролю сприяє забезпеченню збереження життєво важливих для організації ресурсів.
Етапи процесу здійснення контролю

Першим етапом процесу контролю є визначення стандартів, т. Е. Піддаються вимірюванню і конкретних цілей. Для ефективного управління повинні створюватися стандарти в формі показників результативності об’єкта управління для всіх його ключових областей.

На другому етапі проводиться вимірювання фактично досягнутих результатів діяльності організації та її персоналу.

Третій етап передбачає зіставлення показників функціонування і встановлених стандартів, визначення масштабів допустимого відхилення від встановленої норми.

Лише суттєві відхилення від встановлених стандартів повинні призводити до коригуючих діях. До подібних заходів відносяться: зміна внутрішніх змінних системи, модифікація стандартів або невтручання у функціонування системи.

У процесі здійснення процедури контролю менеджер повинен обов’язково враховувати поведінку людей. Контроль за діями співробітників може на них здійснювати як позитивний, так і негативний вплив. У ряді випадків контроль може приводити і до видачі невірної інформації.

Як результат контролю, виділяють три головні моменти:

    Формування критеріїв і стандартів; Вимір справжніх результатів діяльності; Соизмерение реальних і планових результатів.
Основні характеристики ефективного контролю

Стратегічна спрямованість контролю, яка передбачає відображення і підтримку загальних організаційних пріоритетів.

    Відповідність процесу. Контроль неупереджено повинен оцінювати і вимірювати те, що для організації важливо на конкретному етапі розвитку. Спрямованість на результати. Підсумкова мета контролю – зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, з метою вирішення завдань, що стоять перед організацією. Ефективний контроль повинен сприяти досягненню поставлених цілей. Простота. Ефективний контроль повинен відповідати потребам і можливостям персоналу, що взаємодіє з системою контролю і її здійснює. Контроль повинен бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі і всередині організації. Своєчасність здійснення оцінок або вимірювань. Економічність. Слід чітко відслідковувати в організації витрати на здійснення контролю.

Контроль повинен здійснюватися не тільки керівником, але і персоналом організації, оскільки найкращим контролем є самоконтроль.

Для підвищення надійності контролю необхідно розширювати межі повноважень персоналу.


1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (2 votes, average: 4.50 out of 5)

Поняття і етапи контролю