Политика, правила и процедуры. Бюджеты
Как известно, краткосрочные (оперативно-тактические) цели разрабатываются руководством организации и руководителями подразделений на основе стратегических целей и согласуются с ними. Это означает, что добывающая участок на шахте не может добыть угля больше, чем способна транспортировать на поверхность система подъема, а цех по производству кузовов автомобилестроительного завода должен согласовывать свои объемы выпуска продукции из уборочным и окрасочным цехами и планам высшего руководства завода по общему объему выпуска автомобилей. Такие краткосрочные планы действий могут быть рассчитаны на несколько месяцев, на несколько недель или на несколько дней. Иногда такие планы называют тактическими или тактикой деятельности организации. В нашем учебном пособии мы используем термин для обозначения этой категории планов “оперативно-тактические”. Для этой категории планов характерны следующие свойства:
- 1. Их разрабатывают в развитие стратегических планов и с высокой степенью детализации. 2. В то время как формированием стратегии занимаются руководители (менеджеры) высших уровней, оперативно-тактические планы разрабатывается на уровне руководства среднего звена. 3. Оперативно-тактические планы всегда являются краткосрочными, они охватывают период от нескольких часов (дней, недель, месяцев) до одного года. 4. В отличие от реализации стратегических планов, которые проявляются в будущем, тактические результаты проявляются очень быстро (оперативно) и соотносятся с конкретными действиями.
После составления стратегических и оперативно-тактических планов руководство организации должно приступить к разработке дополнительных ориентиров, чтобы избежать неправильного толкования этих планов. Таким этапом в процессе реализации является выработка политики.
Политика представляет собой общие установки (инструкции) для действий и принятия решений, которые облегчают достижение целей. Политика организации формулируется высшими руководителями на длительный период времени.
Для координации управленческих действий одной политики часто бывает недостаточно. В этом случае руководство разрабатывает специальные процедуры. Таким образом, когда ситуация при принятии решения имеет тенденцию к повторению, руководство зачастую считает правильным заново применить испытанный временем способ действий и вырабатывает стандартизованные указания. Таким образом, процедура – это описание действия, которое следует выполнять в конкретной ситуации.
Правило точное определяет, что должно быть сделано в специфической единичной ситуации. В отличие от процедур, правила определяют поведение менеджеров (руководителей) в определенных условиях, в то время как процедуры описывают какие именно действия и в какой последовательности должен выполнить менеджер в определенной ситуации. В случае, когда менеджер (руководитель) не знает, какая именно решение принять или действие выполнить, он (руководитель) должен действовать согласно правилу №1 менеджмента: “Если не знаешь как поступить – поступай по закону (правилами организации)”. В случае, когда действия могут противоречить правилам, менеджер должен получить письменные распоряжения (официальный документ) от высшего руководства, которое санкционирует такие действия и возьмет на себя часть ответственности за возможное несоблюдение требований деятельности.
Одной из основных задач планирования является наиболее эффективное распределение ресурсов. Планы помогают распределять использования ресурсов по направлениям предпринимательской деятельности организации. Однако иногда в планах остаются нерешенными фундаментальные вопросы: какие именно ресурсы есть налицо и как их следует использовать для достижения целей. Для выяснения указанных вопросов руководителями организаций составляются бюджеты деятельности.
Бюджет представляет собой количественный план распределения ресурсов по отдельным определенным направлениям деятельности организации [47]. При планировании деятельности отдельных подразделений или организации в целом в бюджете указываются необходимые доходы или расходы ресурсов в денежном (гривны) или материальном (человеко-часы, машино-часы, коэффициенты использования производственных мощностей и т. д.).
В современном менеджменте выделяют бюджеты доходов, расходов, прибыли, а также постоянные и переменные бюджеты.
Бюджет доходов представляет собой особый инструмент планирования будущих доходов организации, в котором учтены действия конкурентов, влияние нынешних расходов на будущий размер выручки, ожидаемый спрос на продукцию (услуги) фирмы и будущую цену услуг (продажи продукции).
Бюджет расходов представляет собой инструмент планирования будущих расходов на поддержание основных видов деятельности организации для обеспечения эффективности функционирования последней.
Постоянный бюджет – это финансовый план, который предусматривает постоянный уровень объемов продаж или производства продукции. В отличие от постоянного, зминнийй бюджет учитывает расходы, которые будут меняться в зависимости от объемов производства [47].
Этапы составления бюджета. Весь процесс составления бюджета можно разделить на четыре этапа:
1) объявление высшим руководством общих целей фирмы. В этом случае, независимо от размера организации, наиболее важным вопросом будет определение прогнозируемого уровня объема доходов от предоставления услуг (продажи товаров).
2) подготовка подразделениями оперативных смет. Эти сметы (бюджеты отделов) рассчитываются на определенный период времени (в квартал или год).
3) высшее руководство проводит анализ и проверку предложений по бюджету и впоследствии подразделения корректируют свои предложения на основе распоряжений высшего руководства. Высшее руководство занимается распределением ресурсов внутри организации.
4) осуществляется подготовка итоговых бюджетов, в которых учитываются ресурсов и анализируется использование оборотных и основных средств.
Процесс оценки стратегического планирования заключается в поиске менеджером ответов на пять вопросов [37]:
- 1. стратегия возможностям организации? 2. учитывается в стратегии допустимая степень риска? 3. Обладает ли организация достаточными ресурсами для реализации стратегии? 4. Учитывает ли стратегия внешние опасности и возможности? 5. данная стратегия лучшим способом применения ресурсов фирмы?
(2 votes, average: 4.50 out of 5)