Методика розподілу бонусного фонду проекту
Проектна форма організації праці все частіше зустрічається на підприємствах різних галузей. Іноді її можна спостерігати в явному вигляді в формі відокремленого підрозділу в організаційній структурі підприємства (наприклад в структурі девелоперських організацій), але більш окремим випадком є ситуація, коли проектна структура не збігається з організаційною структурою, оскільки склад учасників проекту формується із співробітників різних підрозділів підприємства.
Мотивація учасників проектних груп займає окреме місце в системі мотивації персоналу підприємства. Це пов’язано з деякими особливостями здійснення проектного управління.
Про успішність діяльності проектної групи при реалізації проекту можна судити по виконанню цілей етапів проекту і досягнення цілей проекту в цілому. При цьому цілі, що встановлюються для кожного етапу проекту, можуть помітно відрізнятися між собою (наприклад, результатом одного з етапів може бути отримання комплекту погодженої документації, а іншого – своєчасне освоєння бюджетних коштів), що може створювати певні труднощі у формуванні мотивації учасників проектних груп. Ще одна складність, з якою доводиться стикатися в сфері мотивації проектної діяльності, пов’язана з тривалістю реалізації етапів проекту. Так, тривалість етапу проекту може становити кілька місяців, відповідно показники успішності діяльності учасників проекту можуть бути отримані тільки після завершення етапу, а праця співробітників повинен оплачуватися щомісячно.
І ще одна не складність, але особливість мотивації учасників проектних груп – зміщення мотиваційного акценту на успішну реалізацію проекту в цілому, яка може бути здійснена тільки при ефективній командній роботі. Для отримання ефективної системи мотивації персоналу проектних груп необхідно розробити не тільки показники результативності для кожного учасника групи (стимулюючі їх досягати індивідуальних цілей), але і вибудувати їх у систему показників, при якій індивідуальні цілі учасника проекту не суперечили б загальним цілям проектної групи.
Мотивація учасників проектних груп, як правило, формується з двох складових: базової частини, яка виплачується щомісяця в період реалізації проекту, і бонусної частини, що виплачується після закінчення реалізації проекту.
Порядок формування базової виплати для учасників проекту залишимо в спокої, оскільки механізм її формування буде аналогічний підходу до мотивації співробітників, не задіяних у проектній діяльності, з урахуванням вже зазначених особливостей, пов’язаних з різноманітністю цілей для етапів проекту. Наприклад, базова частина може бути розрахована на основі тарифу за супровід проекту учасником з урахуванням коефіцієнта складності проекту. У ній також можуть знайти відображення показники індивідуальної оцінки виконання співробітникам поточних подзадач / завдань за проектом.
У даній статті буде докладно розглянуто механізм розподілу бонусної частини між учасниками проекту, оскільки із застосуванням саме цього механізму стимулювання виникають найбільші труднощі.
Розглянемо уважніше стимулюючу складову у вигляді бонусу за завершення проекту.
Як правило, за успішну реалізацію проекту передбачено бонус, або бонусний фонд, який визначається на проект в цілому. Для визначення величини бонусу можуть застосовуватися різні методи (наприклад, метод ключових показників результативності). Спочатку попередня величина бонусного фонду закладається на етапі планування проекту. Після завершення проекту величина бонусного фонду проходить остаточне узгодження і підлягає розподілу між учасниками проекту. І саме на етапі розподілу грошового фонду необхідно пам’ятати про дотримання цих принципів системи оплати праці, як прозорість і справедливість.
На практиці часто використовується підхід, коли коефіцієнти участі співробітників в проекті визначає менеджер проекту. Даний метод є найбільш підходящим в разі, коли посадові функції і обов’язки учасників проекту чітко не окреслені і не закріплені. При цьому визначити внесок кожного учасника за формальними ознаками не представляється можливим і тоді менеджер проекту суб’єктивно розподіляє коефіцієнти, грунтуючись на власному сприйнятті вкладу кожного учасника в успіх проекту.
Однак якщо ролі, функції та зони відповідальності учасників проекту заздалегідь визначені і зафіксовані, то суб’єктивне визначення вкладу учасника вже не є самим схожим методом. Для таких проектів потрібно використовувати більш формалізований підхід. Наприклад, встановити коефіцієнти участі в проекті в залежності від значимості тієї чи іншої ролі в проекті, а не індивідуальних зусиль кожного співробітника. Тоді даний підхід, наприклад, виключить ситуацію, коли коефіцієнт участі працьовитого Експерта вище, ніж, скажімо, посереднього Асистента керівника проекту.
Визначення планової величини бонусного фонду; розподіл планового бонусного фонду між учасниками проектної групи
Даний захід важливо провести на стадії планування проекту, оскільки з одного боку, це дозволить закласти плановану величину витрат на персонал по проекту, а з іншого боку – буде мотивувати учасників проекту на його успішне виконання. Тоді ще до початку реалізації проекту кожен співробітник зможе ознайомитися з належними йому винагородою за трудові зусилля по досягненню цілей проекту. Для наочності і зручності можна створити для учасників проекту “Бонусний калькулятор”, який допоможе розрахувати величину бонусної виплати працівникові при введенні вихідних даних по проекту.
Оскільки порядок формування бонусного фонду не входить в розгляд даної статті, припустимо, що величина бонусного фонду відома, тоді розмір планової бонусної виплати для i-й рол’і ‘(Бролі i) за проектом буде розраховуватися за формулою:
Бролі i = кро i * БП (1),
Де кро i – значення рольового коефіцієнта i-й ролі в проекті;
БП – розмір бонусного фонду, призначений для преміювання учасників проекту в разі успішної реалізації проекту (виконання закладених нормативів);
Планова бонусна виплата для співробітників (Б співро j) буде визначатися за формулою:
Б співро j = (кро i / m i) * БП (2),
Де m i – кількість співробітників, що виконують в проекті i-ю роль (у разі рівнозначного розподілу групового коефіцієнта);
Так, наприклад, якщо в проекті плануються залучення 3 галузевих експертів, то при величині бонусного фонду 100 000 рублів і груповим рольовим коефіцієнтом участі 0,2 (див. Таблицю 1) бонусна виплата на одного галузевого експерта складе:
Б експерт = (0,2 / 3) * 100 000 = 6 666,67 рублів
Корекція величини бонусного фонду після реалізації проекту; розподіл фактичного бонусного фонду між учасниками проектної групи
Після завершення проекту величина планового бонусного фонду підлягає коригуванню з урахуванням даних про успішність виконання проекту. Так, величина бонусного фонду може виявитися менше запланованої, в разі якщо фактичні показники результативності проекту не досягли рівня планових показників по проекту.
Встановлений таким чином фактичний бонусний фонд підлягає розподілу. Розподілення його здійснюється аналогічно розподілу планового бонусного фонду, але з урахуванням фактичної тривалості участі співробітника в проекті.
Введення додаткового коефіцієнта, що характеризує тривалість участі співробітника в проекті, пов’язане з мінливістю складу учасників проектної групи. При цьому протягом реалізації проекту рольової склад учасників, як правило, залишається незмінним, а ось співробітники можуть з тих чи інших причин залишати проект або переходити з виконання однієї ролі на іншу. Наприклад, співробітник міг починати реалізовувати проект в ролі Асистента керівника проекту, а завершувати його вже в якості Керівника проекту. Коефіцієнт тривалості участі в проекті дозволяє оцінити внесок співробітника в проекті на кожній з ролей у відповідності з тривалістю його роботи на цих ролях.
Внісши необхідні корективи в формулу (2), отримаємо формулу розрахунку фактичної бонусної виплати для співробітників з урахуванням тривалості участі в проекті:
Б ‘співро j = (кро i / m i) * БП’ * (Тинди i / Тпроект) (3)
Де Тинди i – тривалість участі співробітника в рамках i-й ролі (в місяцях, днях і т. д);
Де Тпроект – фактична тривалість реалізації проекту (в місяцях, днях і т. д);
Так, якщо за підсумками розрахунків після завершення проекту фактична величина бонусного фонду зменшилася з 100000 рублів до 90000 рублів, то виплати галузевому експерту складуть:
A) при повній зайнятості в проекті:
Б ‘експерт = (0,2 / 3) * 90 000 * 1,0 = 6 000 рублів (на 666,67 рублів менше запланованого бонусу за рахунок зниження бонусного фонду)
B) у разі, якщо співробітник увійшов до складу учасників робочої групи в середині реалізації проекту:
Б ‘експерт = (0,2 / 3) * 90 000 * 0,5 = 3 000 рублів (на 3 666,67 рублів менше запланованого бонусу за рахунок зниження бонусного фонду і неповної тривалості участі в проекті)
Використання у формулі коефіцієнта тривалості участі в проекті дозволить реалізувати принцип справедливості винагороди і уникнути зловживань в частині зміни складу учасників проекту при наближенні терміну завершення проекту і виплати бонусного фонду.
Необхідно пам’ятати, всі зміни в складі учасників повинні бути формально зафіксовані (наприклад, в Наказі про зміну складу учасників робочої групи).
Розглянутий метод дозволяє формалізувати підхід до розподілу бонусного фонду проекту між учасниками проектної групи, забезпечуючи принципи справедливості і прозорості оплати праці.
(2 votes, average: 4.50 out of 5)