Класифікація та інвентаризація позабалансового рахунку
На законодавчому рівні встановлено 11 позабалансових рахунків, але за більшістю діючих в країні об’єктів вони не зафіксовані. При необхідності у підприємства є самостійне право відкривати рахунки і прописувати їх наявність в обліковій політиці.
Всі позабалансові рахунки можна умовно розбити на три групи:
1. Позабалансові рахунки, де здійснюється облік майна, що не належить компанії. Ті матеріальні цінності, які не перебувають у володінні компанії на праві власності, тобто відносяться до орендованих, відображені на рахунках 1 групи.
Наприклад, на позабалансовому рахунку “001” можуть бути враховані основні засоби, які взяті в оренду, а на рахунку “002” – цінності, які були прийняті організацією на відповідальне зберігання.
Основна складність позабалансового обліку в двох перших групах полягає в тому, що у бухгалтера часто немає необхідних даних про ціну цікавить активу, який не належить компанії. З цієї причини не завжди зрозуміло, за якою ціною то чи іншої устаткування було прийнято до уваги.
Така проблема вирішується декількома шляхами:
– брак інформації компенсується шляхом запиту в підприємство, у якого ці цінності були орендовані. Тут складність в тому, що компанія-постачальник не завжди йде назустріч партнеру і надає необхідні дані. Бувають випадки, коли отримати реальну інформацію про ціну таким способом неможливо;
– прийняття до уваги ринкову ціну обладнання (визначається спеціальний оцінювач). Такий варіант реальний, але його головні мінуси – трудомісткість і високий рівень витрат;
– з’ясувати ціну об’єкта в БТІ (такий вид інформації має бути надано на вимогу). Застосування цього способу можливо тільки в тому випадку, якщо мова йде про нерухомість. В іншому він не підходить;
– показати об’єкти в звіті на підставі кількісної або умовної оцінки. Цей спосіб найпростіший і він актуальний в тому випадку, коли інші варіанти не спрацювали.
2. Позабалансові рахунки, де враховуються зобов’язання і забезпечення компанії. Такі рахунки відносяться до другої групи. Тут враховуються всі надані (отримані) платежі і забезпечення (заставу) за зобов’язаннями. Сюди входять завдаток, застава, банківська гарантія, порука і так далі. Як і в попередньому випадку, виникає питання вартості, за якою має враховуватися забезпечення. В даному випадку забезпечення відображається за ціною закладеного об’єкта. Якщо заставодавець не покриє свої зобов’язання щодо забезпечення, то держатель застави має право відшкодувати свою недостачу за рахунок переданого в заставу майна.
3. Позабалансові рахунки, де враховуватися інші матеріальні цінності. У третю групу рахунків входять об’єкти, які є власністю компанії, але вважати їх доводиться окремо (тобто за балансом). Наприклад, це можуть бути законсервовані об’єкти, які знаходяться у володінні підприємства, але з різних причин не включені в основний рахунок. Сюди ж можна віднести:
– малооцінні об’єкти – це матеріальні цінності, вартість яких не перевищує 40 тисяч грн за одиницю (або нижче, але в межах межі, встановленої в обліковій політиці підприємства). Згідно із законом такі об’єкти можуть фіксуватися в складі матеріально-виробничих запасів.
Одночасно з цим рух матеріальних запасів повинно контролюватися, для чого складається окремий позабалансовий рахунок. Як правило, ці активи враховуються відразу після їх введення в експлуатацію, і “викреслюються” в момент продажу або повного зносу. Факт перенесення малоцінних об’єктів на позабалансовий рахунок має бути відображено у відповідній накладній або в будь-якому іншому документі, який розробила компанія. Списання подібних об’єктів здійснюється на основі акта, наприклад, за формою № МБ-8;
– спеціальний одяг і обладнання. Підприємство з метою збереження і обліку спецодягу співробітників і спеціального обладнання може взяти його на позабалансовий рахунок. Якщо ж об’єкти отримані в розпорядження або в користування, то виконувати цю роботу обов’язково. Крім цього, Мінфін РФ рекомендує організувати позабалансовий рахунок таких цінностей в разі повного списання вартості подібних об’єктів і передачу їх в користування. Без цього не обійтися, якщо у компанії є зобов’язання по зберіганню таких об’єктів навіть після закінчення терміну експлуатації.
Інвентаризація майна є обов’язковою і для позабалансових рахунків. Для цих цілей формуються спеціальні порівняльні відомості. По завершенні інвентаризації свої підписи під складеними актами ставить матеріально-відповідальна особа і всі члени комісії. При цьому сама комісія в процесі перевірки може знайти як недостачу, так і надлишок матеріальних цінностей.
Якщо в процесі перевірки було виявлено нестачу, то підприємство зобов’язується відшкодувати її власнику матеріальних цінностей. Це викликано тим, що по завершенні перевірки власник однозначно вимагатиме компенсацію збитків.