Касова книга
Будь-яка організація зобов’язана вести касову книгу (форма N КО-4), якщо отримує або витрачає готівку. Касову книгу веде касир або інший працівник, в посадові обов’язки якого входить ведення касових операцій. Контроль за веденням касової книги покладено на головного бухгалтера (при його відсутності – на керівника).
Оформлення касової книги
Касова книга може вестись одним з трьох способів: від руки, на комп’ютері або в електронному вигляді.
Касова книга заповнюється від руки
Перед початком роботи з касовою книгою її листи треба пронумерувати і прошнурувати. Кількість аркушів вказується на останній сторінці касової книги і завіряється підписами головного бухгалтера і керівника та печаткою організації.
Записи в книзі треба робити чорнилом або кульковою ручкою.
Кожен лист книги складається з двох однакових частин (примірників):
Перша завжди залишається в книзі;
Друга – відривна.
Алгоритм заповнення касової книги наступний:
1. На початку зміни касир, тобто працівник, в посадові обов’язки якого входить ведення касових операцій:
По пунктирною лінії (лінії відрізу) підгинає відривну частину аркуша під першу і вкладає між ними копіювальний папір;
Вказує дату і суму залишку готівки на початок дня, яка завжди дорівнює залишку на кінець попереднього робочого дня, в якому проводилися касові операції.
2. Протягом дня касир через підрядник вносить в касову книгу записи про кожен прибутково-видатковому ордері (ПКО) і витратно-касовому ордері (РКО), що оформляються на отримані і видані готівкові гроші відповідно.
Рядок “Перенесення” касової книги із загальною сумою прийнятих і виданих до цього моменту готівки заповнюється:
Або в кінці зміни;
Або коли однієї сторінки листа не вистачило для записів за зміну.
Якщо одного листа книги не вистачило для всіх записів за зміну, записи вносяться в наступний лист, в якому в рядку “Каса за” вказується та ж дата.
3. В кінці зміни касир:
Підраховує і вказує в касовій книзі загальну суму отриманих і виданих грошей (обороти по касі) і залишок готівки на кінець дня. При цьому суму, призначену для видачі зарплати за платіжною або розрахунково-платіжної відомості, вказує додатково в рядку “в тому числі на заробітну плату, виплати соціального характеру і стипендії”;
Ставить в касовій книзі свій підпис і вказує прізвище та ініціали.
4. Після цього касир передає касову книгу разом з отриманими за день ПКО та ВКО бухгалтеру або головному бухгалтеру.
5. Бухгалтер, звіривши записи в касовій книзі з даними ПКО та ВКО:
Вказує в касовій книзі прописом загальна кількість отриманих ПКО і загальна кількість отриманих РКО і розписується;
Повертає книгу касиру, залишаючи собі ПКО, РКО та відривну частину аркуша касової книги.
При цьому, якщо протягом робочого дня касові операції не проводилися, записи в касову книгу не вносяться.
Касова книга заповнюється на комп’ютері
В цьому випадку касову книгу можна вести в бухгалтерській програмі (наприклад, в 1С) або в іншій зручній комп’ютерній програмі.
Записи в таку касову книгу вносяться так само, як і при заповненні касової книги від руки.
В кінці кожного робочого дня касир роздруковує і підписує 2 примірники аркуша касової книги, які відносить бухгалтеру разом з оформленими за день ПКО та ВКО. Звірка даних касової книги з даними ПКО та ВКО проходить так само, як і при заповненні касової книги від руки.
Мінімум раз на рік роздруковані аркуші касової книги треба прошити, вказавши на звороті останньої сторінки їх загальна кількість. Потім на цій сторінці ставлять свої підписи головний бухгалтер і керівник організації та проставляється печатка організації.
Касова книга ведеться в електронному вигляді
В цьому випадку касова книга оформляється із застосуванням технічних засобів, що забезпечують її захист від несанкціонованого доступу, спотворень і втрат інформації, і підписується електронними підписами.
Термін зберігання касової книги
Касові документи і книги, журнали обліку ПКО та ВКО, банківські документи, корінці банківських чекових книжок, авансові звіти, документи по ревізії каси повинні зберігатися в організації протягом п’яти років.
Після закінчення термінів зберігання документації вона підлягає знищенню.
Адміністративна відповідальність
Якщо касова книга в організації не ведеться або записи в неї не вносяться або вносяться несвоєчасно, то буде накладено штраф:
На організацію в розмірі від 40 000 до 50 000 грн.;
На її керівника в розмірі від 4000 до 5000 грн.
(2 votes, average: 4.50 out of 5)