Горизонт планування
Керівник вільний, поки його підлеглі зайняті корисною справою. А для цього їм потрібно підготувати фронт робіт, що вимагає наявності вільного часу керівника. Виходить замкнуте коло: поки немає вільного часу – ні планів, а без планів – не буде вільного часу. Щоб це коло розірвати, потрібно змінити порядок планування.
Звичайний керівник планує “сьогодні на вчора”. Вранці він приходить на роботу і дізнається, що вчора відбулося. Після цього реагує на вчорашні події: планує день так, щоб усувати наслідки вчорашніх завалів. Зазвичай це погано виходить – важко планувати, не маючи ніякого часу на роздуми. Плюс його можуть відвернути. В результаті робота для підлеглих виходить погано підготовленою: вона швидко закінчується або у них щось не виходить і їм потрібна допомога керівника. У підсумку вони знову до нього приходять і забирають у нього час.
Це нескінченний процес: поки ми усуваємо наслідки вчорашніх подій, сьогодні відбуваються сьогоднішні події, на які ми вже не встигаємо реагувати сьогодні і будемо реагувати завтра.
Єдиний вихід – позичити вільний час де угодно1 і підготувати підлеглим план робіт хоча б на один день. Поки вони будуть його виконувати, негайно готувати їм фронт робіт на наступний день. Тоді завтра, поки вони будуть виконувати завтрашній план, можна буде готувати фронт робіт на післязавтра і т. П.
Такий режим планування називається “сьогодні на завтра”. Він дуже нагадує історію про те, як вчили працювати навантажувача з лопатою: “Бери більше, кидай далі. Поки летить – можеш відпочивати “. Насправді відпочинку немає, керівник весь час в роботі. Найменший збій (наприклад, викликали на нараду) – і все зривається.
Для того щоб у керівника з’явився вільний час, його співробітники повинні бути завантажені роботою як мінімум на 2 дні вперед: на сьогодні і на завтра. Тоді ви зможете планувати роботу на післязавтра, маючи 2 дні в запасі. Зазвичай цього більш ніж достатньо для компенсації будь-яких несподіванок.
Це теорія, тепер давайте подивимося, як це відбувається на практиці. Починають все з планування “сьогодні на вчора” (або на поза-позапозавчера). Загалом, починають все з усвідомлення величезної завалу незроблені раніше справ. І розібрати його миттєво за один раз можна. Що в цьому випадку робити?
Потрібно дивитися не назад (на старі справи), а вперед: планувати день так, щоб не виникало нових завалів. Планувати “сьогодні на сьогодні”. Вести себе так, як ніби старих завалів взагалі немає. Це дуже важко психологічно, адже старі справи ще є, вони кричать і вимагають уваги. Обов’язково доведеться чимось пожертвувати. Але якщо ми цього доб’ємося, то стара купа справ перестане рости. Вона стане кінцевою, а будь-яке кінцеве справа коли-небудь закінчується. Варто нам домогтися того, щоб ми робили все, що потрібно, сьогодні, і ще одне старе справа, як рано чи пізно завал старих справ закінчиться.
Приклад
Уявіть собі, що ви – новопризначений керівник сервісної компанії з обслуговування водопровідних труб в районі. Всі водопровідні труби коли-небудь починають текти. Щоб усунути неполадку, потрібно витратити багато ресурсів: знайти текти, докопатися до труби, перекрити воду, накласти латочку, знову пустити воду і т. П. Щоб течі не було, потрібно виконувати профілактичні роботи: проводити перевірки, вишукувати потенційні місця течі, зміцнювати їх. Це вимагає набагато менше ресурсів, але подібні роботи потрібно робити завчасно.
Але в цей час десь вже в черговий раз прорвало і, поки ви займаєтеся профілактикою, хтось вимагає від вас негайних дій з усунення аварії. Ось це і є найважче: прийняти рішення про те, за чий рахунок ви отримаєте свій резерв часу. І незважаючи ні на що, продовжувати займатися профілактикою.
В ідеалі у вас достатньо ресурсів і ви просто обміняєте їх на свій час. Наприклад, у вас достатньо грошей і ви просто заплатите своїм людям за те, що вони будуть працювати понаднормово і усунуть всі аварії, поки ви будете в плановому порядку продовжувати профілактику.
На практиці ресурсів завжди не вистачає і їх треба позичати. Можна позичити гроші в банку на оплату понаднормових, а можна перекрити воду і не усувати аварію кілька днів, а в цей час працювати на інших об’єктах. Це буде означати, що ви досягли своєї мети за рахунок споживачів, які залишилися без води. Яким шляхом йти – це вибір, який кожен керівник робить сам…
Але поки ви не досягнете того, що нові аварії перестануть виникати (або будуть виникати в кількості, з яким ви можете впоратися, не порушуючи своїх планів), ви не будете керувати ситуацією. От тільки тепер ви отримаєте реальне планування “сьогодні на сьогодні”. І вашої наступної метою стане домогтися планування “сьогодні на завтра”.
Перший ковток свободи керівника – планування “сьогодні на післязавтра”. Перше досягнення – стан планування на тиждень вперед. У цьому випадку, роздавши завдання на початку тижня, керівник може цілий тиждень займатися своїми справами, відволікаючись тільки на непередбачені завдання.
Далі починаються основи майстерності, і немає меж досконалості. Коли ви зможете планувати на квартал вперед, ви будете відчувати себе зовсім іншою людиною з абсолютно іншими можливостями.
(1 votes, average: 5.00 out of 5)