Гарантійний лист: визначення

Гарантійний лист – це документ в комерційному обороті, в якому відправник гарантує виконати певні умови або вчинить будь-які дії в інтересах адресата. Найчастіше складання цього документа потрібно в тих випадках, коли одна зі сторін не впевнена, що домовленості будуть виконані в потрібний термін або в повному обсязі.

За своєю правовою природою гарантійні листи є частиною сучасного ділового обороту, одним з видів службової переписки (ділових листів) між організаціями. З цього випливає, що вони повинні бути написані виключно в офіційному стилі – використання розмовних виразів або жаргонів неприпустимо. Ці документи оформляються на аркуші формату А4, а масова частка не повинна перевищувати однієї сторінки.

Примітно, що незважаючи на широке використання гарантійних листів учасниками ринку, в Україні до цих пір не існує спеціальних юридичних норм, які регулювали б їх правове становище і регламентували правила написання таких документів. З цієї причини сторони змушені керуватися загальними правилами ділового листування та діловодства. Нерідкі випадки, коли “гарант” нечітко або неграмотно висловлює свою волю з точки зору юридичної техніки, що неминуче призводить до судових позовів. Саме тому правильно складене гарантійний лист відрізняє абсолютна ясність і прозорість намірів “гаранта”, однозначність формулювань, а також вказується процедура, яка буде проведена в інтересах адресата.

Найбільш поширені види гарантійних листів і порядок їх оформлення:

Підтвердження оплати або погашення наявної заборгованості за поставку товарів, виконання робіт і послуг, і т. д. Іншими словами, визнання боржником боргу. Цей документ є найпоширенішим серед ділових листів. Дуже часто учасники ринку вдаються до використання гарантійного листа в разі настання непередбачених обставин, що перешкоджають їм виконати зобов’язання по оплаті.

На відміну від інших видів гарантійних листів, в даному випадку документ підписується не тільки керівником організації (наприклад, директором), а й головним бухгалтером (фінансовим директором), завдяки чому документ надає контрагенту певні гарантії у виконанні зобов’язань. Цей вид листів використовується як юридичними, так і фізичними особами (індивідуальними підприємцями).

Особливості складання гарантійного листа про підтвердження оплати або погашенні наявної заборгованості:

Стандартні реквізити документа: вказується дата складання гарантійного листа; його вихідної номер згідно з журналом вихідної кореспонденції; в якості адресата виступає організація, перед якою виникла заборгованість.

У тексті слід вказати наступну інформацію:

    – сума, що підлягає оплаті або розмір заборгованості; – реквізити документа, на підставі якого виникла заборгованість (договір, первинні документи – акти приймання, накладні); – конкретні терміни оплати (погашення заборгованості); – банківські реквізити організації-боржника (платника); – штрафні санкції, які платник зобов’язується на себе взяти в разі невиконання зобов’язань. Більшість організацій не включає в гарантійний лист цей пункт, так як ця умова не відображає їх інтереси, однак для контрагента штрафні санкції боржника в документі мають велике психологічне значення; – будь-яка інша інформація щодо даної ситуації (наприклад, причини затримки перерахувань грошових коштів).

Документ оформляється на бланку організації, підписується керівником і головним бухгалтером, з проставленням фірмової друку.

Підтвердження виконання робіт або надання послуг. Цей документ запевняє, що певна робота (послуга) буде виконана в повному обсязі до певної дати. Якщо робота поетапна, то можливо вказівку кількох термінів. Крім цього, виконавець гарантує відповідність якість своєї роботи необхідним стандартам і нормам (наприклад, ГОСТ, СНиП).

Цей вид гарантійного листа найчастіше застосовується в тих випадках, коли порушуються терміни, прописані в договорі або специфікації. Однак він може використовуватися і до укладення договору. У такій ситуації слід прописати весь обсяг робіт в основній частині документа.

Особливості складання гарантійного листа про підтвердження виконання робіт або надання послуг:

Стандартні реквізити документа: вказується дата складання гарантійного листа, його вихідної номер згідно з журналом вихідної кореспонденції, як адресата виступає організація-замовник робіт або послуг.

У тексті слід вказати наступну інформацію:

    – детально прописати вид робіт (послуг), обсяг і конкретні терміни їх виконання (надання); – Вказати реквізити документи, що є підставою виконання робіт (надання послуг) – номер і дата договору, угоди та ін.; – Якщо роботи виконуються на конкретному об’єкті, написати його адресу та інші необхідні характеристики виходячи зі специфіки.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 votes, average: 5.00 out of 5)

Гарантійний лист: визначення