Депозитарне зберігання документів: визначення
Депозитарне зберігання документів – це забезпечення схоронності документів будь-якого підприємства поза його офісу. Таку послугу пропонують компанії, що спеціалізуються на архівному збереженні документообігу згідно з усіма світовими стандартами, а також нормам Українського законодавства. Між власником переданого архіву і складом сховищ складається договір, де вказується володіння правом власності на документи першим учасником-клієнтом.
Переваги даної послуги
Депозитарне зберігання архівних документів відрізняється чіткою систематизацією та повної збереженням переданої документації. При цьому воно дозволяє швидко отримати доступ до необхідних документів за першим запитом замовника. Архів може бути виданий як у тимчасове користування, так і назавжди. При необхідності необхідний архів може бути доставлений безпосередньо в офіс компанії-клієнта.
Архівні працівники компанії, яка виконує депозитарне зберігання документів, виконують експертизу цінності документації, перевірку їх відповідності нормативним термінами зберігання. По закінченню термінів зберігання всі документи знищуються за допомогою пропуску через шредер і з оформленням певних актів.
Місце зберігання архіву
Депозитарне зберігання документів має на увазі умови утримання їх в спеціально обладнаних складах, де обов’язковим чином чітко дотримуються вологості і температурні режими, а також вжито заходів щодо захисту від ультрафіолетових променів. Тут, виходячи з санітарно-гігієнічного регламенту, виконуються заходи щодо захисту документів, переданих на архівне зберігання, від цвілі і грибків. Обов’язковими умовами для приміщень, призначених для депозитарного зберігання документів, є наявність систем сигналізації та протипожежної безпеки, постів охорони.
Актуальність зберігання документів поза офісом
На сьогоднішній день запропонована послуга досить затребувана в багатьох організаціях з різними формами власності (і навіть в підприємствах середнього та малого бізнесу). Завдяки депозитарного зберігання досягається скорочення фінансових витрат на створення власних архівних складів, витрат з навчання персоналу і подальшої їм оплату праці. До того ж, під час укладання договору з компанією-“архиватором” на поза офісне зберігання, можна бути впевненими в безпеці і повної конфіденційності переданих в архів документів.
Related posts:
- Реєстрація документів Реєстрація – це присвоєння документу індексу і запис його даних в реєстраційному журналі. Реєстрація необхідна для обліку контролю та оперативного пошуку документів. Реєструють всі документи, крім прайс листів, запрошень, особистих листів і так далі. Спеціальні документи реєструють у відповідних підрозділах. Для реєстрації внутрішніх і вхідних документів використовують просту порядкову нумерацію, для порядку вихідних – складну […]...
- Реквізити організаційно-розпорядчих документів Документи, які функціонують у сфері управління виробництвом, називають організаційно-розпорядчими документами. Вони включаю в себе: організаційні, розпорядчі та інформаційно-довідкові документи. Будь-який документ складається з елементів, які називаються реквізитами. Кожен вид документа має певний склад реквізитів, який надає йому юридичну силу. Правила розташування та оформлення реквізитів визначає ГОСТР № 30-97 – “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до […]...
- Нічне зберігання: визначення Нічне зберігання – це послуга, що надається банківською установою, яка дає відмінну можливість клієнту залишати кошти в спецсейфі банку після робочого часу, тобто коли вже установа закрита. Особливості нічного зберігання Клієнт повинен укласти з банківською установою договірне угоду на надання вищевказаної послуги. Цікаво, що фізичній особі абсолютно немає необхідності бути постійним клієнтом банку. Даною послугою […]...
- Договір зберігання Відповідно до ГК під договором зберігання розуміється обов’язок одного боку (зберігача) зберегти товар, переданий другою стороною (поклажодавцем) на певний термін за встановлену винагороду або безоплатно. При цьому зберігач зобов’язаний вжити всіх необхідних заходів для належного зберігання та зобов’язується повернути товар у схоронності. Зберігач не має права без відома поклажедателя користуватися переданої на зберігання річчю, за […]...
- Помилки при застосуванні методу аналізу документів Типові помилки при застосуванні методу аналізу документів в соціологічному дослідженні полягають в наступному: 1) дослідник використовує документальну інформацію в якості первинної соціологічної інформації без попередньої її аналізу; не перевірені справжність, достовірність, авторство документа, призначення інформації; 2) аналіз документів ведеться без попереднього плану, програми; 3) обрані для аналізу документи мають схожість з темою дослідження лише за […]...
- Сукупні витрати зберігання Розрахувавши кожну складову витрат і прийнявши всі можливі заходи для зменшення витрат, стає можливим підрахунок сукупних витрат на зберігання наявних обсягів запасів. Для підрахунку остаточної суми витрат необхідно скласти всі компоненти можливих фінансових втрат: – Податки, страховку, інвестиції. – Витрати старіння запасів. – Витрати на створення оптимальних умов зберігання. – Витрати на транспортування, комунальні платежі […]...
- Облік грошових документів У касі підприємства крім грошових коштів можуть зберігатися: поштові конверти і марки; марки державного мита; путівки; проїзні квитки і так далі. Придбання їх здійснюється за готівковий розрахунок (оплата з підзвітних сум) і безготівковим шляхом (оплата з розрахункового рахунку). Та все це відноситься до групи грошових документів і враховується на активному рахунку 50-3. Підставою для запису […]...
- Класифікація документів Документ – це текст або зображення, що мають інформативне значення. Документ – це інформація на матеріальному носії, що має юридичну силу. Класифікація документів: 1. За відбиваному виду діяльності: – Документи з питань загального керівництва (їх складають працівники різних підрозділів): наказ, розпорядження і так далі; – Документи по функціях управління (їх складають працівники відповідних підрозділів). 2. […]...
- Аналіз документів Документом в соціологічному дослідженні вважається “предмет”, спеціально створений людиною для зберігання та передачі інформації (виключаючи предмети матеріальної культури та побуту). Коло документів, що використовуються в соціологічних дослідженнях, дуже широкий. Їх вибір залежить цілком від цілей і можливостей дослідження. Щоб вірно вибрати конкретний емпіричний матеріал для аналізу, необхідно вміти орієнтуватися у величезному масиві існуючих документів. Цьому […]...
- Оформлення організаційних документів Організаційні документи визначають структуру, завдання, функції організації або підрозділу, а так само права і відповідальність посадових осіб. До них відносяться: 1. Статут. 2. Установчий договір. 3. Штатний розклад. 4. Правила внутрішнього трудового розпорядку. 5. Положення про персонал. 6. Положення про структурні підрозділи – вони визначають правовий статус підрозділів у організації. Їх розробляють і підписують керівники […]...
- Облік товарів, прийнятих на відповідальне зберігання Іноді на оптові бази надходять товари понад замовлення, не замовлені, некомплектні або браковані. Такі товари приймають, але не оприбутковують, а беруть на відповідальне зберігання. Про це комірник дає гарантійну розписку в бухгалтерію і повідомляє постачальника. Постачальник повинен розпорядитися цим товаром (забрати або переадресувати). В цьому випадку виписується накладна, в якій вказують, що товар з відповідального […]...
- Технологія розміщення, укладки та зберігання товарів Прийняті за кількістю та якістю товари укладають в тару, пакетируют і переміщують в зону зберігання. Там їх укладають на стелажі або штабелі. У зоні зберігання повинні бути створені відповідні умови для зберігання товарів. Для цього розробляють схеми розміщення товарів, визначають спосіб укладання та організують повсякденне спостереження і догляд за ними. Для оперативного контролю і догляду […]...
- Документообіг в бухгалтерському обліку Фінансово-господарська діяльність підприємства супроводжується виконанням безлічі господарських операцій. Кожну господарську операцію потрібно фіксувати. Тут застосовують метод бухгалтерського обліку “документація” – це основний метод бухгалтерського спостереження і контролю. Документ – це письмовий доказ совершившейся господарської операції. Документи є підставою для запису на рахунках бухгалтерського обліку. Вони повинні бути складені в момент операції або відразу ж після […]...
- Чим відрізняється термін придатності від терміну зберігання? Для багатьох видів продукції передбачені терміни придатності і зберігання. Обиватель не завжди розуміє різницю між ними. Але вона існує, і володіти інформацією щодо цього необхідно іноді навіть для власної безпеки. Чим відрізняється термін придатності від терміну зберігання? Про це розповідається нижче. Визначення Термін придатності – це фіксований часовий проміжок, в рамках якого допустимо вживати продукт […]...
- Вимоги до бланків документів Бланк документа – стандартний аркуш паперу з нанесеною постійною інформацією і своєрідним місцем для змінної інформації. Бланки виготовляють типографським способом або на ПК. Для бланків використовують папір форматів А4, А5 або А3. Встановлено два види службових бланків: 1. Бланк листа. Реквізити: 01, 02, 03, 06, 07; трафаретні частини: 09, 10, 11; і може містити обмежувальні […]...
- Правила збору і зберігання відходів На будь-якому виробництві, металургійному, машинобудівному, харчовому, нафтохімічному та інших спеціалізацій, діють правила збору відходів і їх зберігання, щоб в подальшому їх утилізувати. Ці вимоги складаються з урахуванням специфіки виробництва, але існує ряд загальних норм. Все це дозволяє контролювати роботу з відходами, робити її безпечною і ефективною. Законодавство Всі правила, які регулюють збір та зберігання відпрацьованого […]...
- Облік товарів і тари в місцях зберігання Для того щоб було легше здійснювати облік на складі, кожному найменуванню т сорту товару, що надійшов привласнюють номенклатурний номер. В основі його покладено угруповання товарів за статистичної звітності. Номер складається з шести або дванадцяти цифр. Перша і друга цифра позначають номер групи; третя і четверта – номер підгрупи; п’ята і шоста – порядковий номер товару […]...
- Що таке кадровий аудит: визначення Кадровий аудит – це комплексна всебічна перевірка кадрової документації, яка ведеться на підприємствах з найманим персоналом, на предмет її відповідності вимогам трудового законодавства і кадрового діловодства. Для процедури кадрового аудиту прийнято запрошувати незалежних аудиторів за договором лізингу або аутсорсингу, які володіють відповідними знаннями в області трудового права і можуть зробити об’єктивну, незалежну, професійну оцінку. За […]...
- Подвійний рахунок: визначення Подвійний рахунок – це помилка, що допускається у фінансовій документації компанії, коли бухгалтери вносять одну і ту ж інформацію в головну бухгалтерську книгу двічі. Проблема подвійного рахунку часто виникає, наприклад, під час інвентаризацій активів організації. В результаті подібні помилки можуть привести до зниження або підвищення доданої вартості активів або інших несприятливих наслідків. На щастя, така […]...
- Зберігання культури і розмноження посівного матеріалу Культури мікроорганізмів – продуцентів речовин – заводи отримують з інститутів (колекції культур) в пробірках на косому агарі або в ампулах, законсервованими у вигляді чистих культур. Кожна культура має паспорт з докладним описом морфології, фізіології, характеристики середовища для культивування та зберігання культури. При тривалому зберіганні культури важливо зберегти її властивості. При частому пересеве культура з часом […]...
- Професія документознавець. Хто такий документознавець Бурхливий розвиток економіки в ХХ столітті вніс свої зміни в професійну сферу, створивши попит на раніше не відомі професії. Яскравий приклад – професія документознавець – спеціаліст у галузі складання і оформлення ділових паперів. Сучасна робота більше пов’язана з управлінням інформаційними потоками. Саме тому професія користується популярністю на ринку праці і не втратить своєї актуальності в […]...
- Грошовий дивіденд: визначення Частина прибутку акціонерної компанії, розподілена між власниками акцій, називається дивідендами. Вони можуть виплачуватися або грошима (грошові дивіденди) або майном компанії. Виплати дивідендів майном мають на увазі, в тому числі, і викуп власних акцій компанії через фондові біржі. Особливості виплати грошових дивідендів У разі розподілу прибутку компанії у вигляді грошових дивідендів кожен власник пакета акцій отримує […]...
- Літературний архів Літературний архів (гр. archaithos – стародавній) – зібрання документів з історії літератури, що зберігаються у спеціальних сховищах, музеях чи бібліотеках. Цим терміном називаються також відповідні установи, спеціально створені для збирання, зберігання та опрацювання матеріалів з історії літератури (Центральний державний архів-музей літератури І мистецтва м. Києва, відділ рукописів Інституту літератури ім. Т. Шевченка НАН України, відділ […]...
- Відрядження: визначення Відрядження – як частина робочого процеса Відрядження – це ділова поїздка працівника за межі міста, в якому він працює, на певний термін, за розпорядженням роботодавця для виконання робочих обов’язків поза місцем постійної роботи. Ознаки відрядження 1) Мінімальний термін тривалості відрядження – один робочий день. Навіть якщо працівник впорався з виконанням своїх робочих обов’язків за Komandirovka. […]...
- Розрахунки по інкасо: визначення Що таке розрахунки по інкасо Розрахунки по інкасо – одна з форм безготівкових розрахунків між контрагентами, яка найчастіше використовується при експортно-імпортних операціях за допомогою банківської операції. Ініціатором угоди виступає одержувач грошей (продавець). Основними платіжними документами є платіжні вимоги та інкасові доручення. Розрахунки з використанням платіжних вимог можуть здійснюватися за розпорядженням платника (з акцептом) або без […]...
- Банківський облік: визначення Бухгалтерський облік в банку Банківський облік – це упорядкована система збору, реєстрації та узагальнення інформації про зобов’язання кредитної організації, рух грошових коштів, фінансово-господарської діяльності банку шляхом безперервного і документального фіксування всіх операцій. Об’єкти банківського обліку – це активи і пасиви. Основні завдання банківського бухгалтерського обліку 1) Формування детальної, достовірної та змістовної інформації про діяльність кредитної […]...
- Депозитна валюта: визначення Під депозитної валютою розуміють банківські документи, які служать засобом накопичення. Головною їх особливістю є те, що в разі пред’явлення вони повинні відразу оплачуватися. Типи депозитної валюти По видах документів можна виділити такі різновиди такої валюти: Чеки. Зобов’язання банку. Вони включають в себе всі депозити, в тому числі ощадні та депозитні сертифікати, а також банківські векселі. […]...
- Зберігання врожаю Для того щоб зібраний восени урожай овочів зберігався якомога довше, необхідно заздалегідь продезінфікувати льох або подпол (приблизно за 5-6 тижнів до передбачуваної закладки плодів або коренеплодів). Можна обробити підлогу, стіни, стелю і стелажі розчином хлорного вапна, після чого просушити приміщення і побілити оштукатурені поверхні. Норки дрібних гризунів слід закласти спеціальним складом. Крім того, для дезінфекції […]...
- Як позначається на акумуляторі його тривале зберігання? Тривалий простій негативно позначається і на акумуляторі автомобіля, оскільки йому властиво властивість саморозряду. Це означає, що з часом повністю зарядженого акумулятора властиво втрачати високий рівень заряду. Під час коротких перерв в експлуатації зміна заряду акумулятора менш помітно, а от якщо не користуватися автомобілем півроку і більше, акумуляторна батарея за цей час повністю сяде. З цієї […]...
- Правила забору, зберігання і транспортування матеріалу Результати мікробіологічної діагностики залежать від правильного вибору матеріалу і дотримання умов його забору, до – ставки, зберігання і обробки. – Вид матеріалу визначається клінічною картиною захворювання і повинен відповідати локалізації передбачуваного збудника з урахуванням патогенезу хвороби. – Кількість матеріалу має бути достатнім для проведення дослідження та його повторення в разі потреби. – Матеріал беруть по […]...
- Обов’язкові документи компаній Обов’язкові організаційні документи можна визначити як комплекс взаємопов’язаних паперів, що регламентують структуру, функції організації, права і обов’язки працівників і керівників. Які організаційні документи вважаються обов’язковими? До числа обов’язкових організаційних відносяться такі папери: Обов’язкові документи фірми 1. Положення – нормативні документи, що регламентують організаційні і трудові відносини. Положення може регулювати як діяльність всієї компанії, так і […]...
- Акціонер: визначення Акціонер – це учасник акціонерного товариства, що є власником акцій і отримує таким чином, прибуток. Відповідно до норм російського законодавства, всі акціонери, отримують прибуток або зазнають збитків, пропорційно ціні тих акцій, якими він володіє. Стати акціонерами можуть як юридичні, так і фізичні особи. Всі їх обов’язки і права, повинні бути прописані в статуті товариства акціонерів. […]...
- Хто такий бенефіціар: визначення Вищезазначений термін з французької мови перекладається, як користь, прибуток. Фахівці називають цю особу одержувачем грошей, яке є справжнім власником майна. наприклад: В разі довірчої власності – це бенефіціар, який отримує доходи від трасту; Також це особа, що отримує доходи від свого майна, але останнім передано в довірче керівництво іншої персони (фізичної або юридичної), або від […]...
- Визначення потреби в складській площі і ємності складу Визначення потреби в складській площі і ємності складу: 1. Sn = N * Q (1 спосіб), де: Q – товарний запас, що підлягає зберіганню на складі; N – норматив складкою площі, не менше 1 млн руб. товарного запасу. 2. Qmax = (O * K): (365 * C), де: О – річний товарообіг на складі по […]...
- Декларований капітал Створюючи організацію, її засновники в обов’язковому порядку повинні задекларувати її капітал. Датою формування капіталу підприємства вважається дата придбання ним статусу особи юридичної. Під терміном “декларований капітал” розуміють: Особисті кошти, які зазначені в декларації з податків; Гроші організації, що прописані в її установчої чи іншої документації. Капітал, що задекларований акціонерним товариством, необов’язково відображає істинну кількість коштів […]...
- Валовий прибуток: визначення Валовий прибуток – це параметр, що відображає різницю між тим доходом, який отриманий підприємством, і собівартістю проданого товару (послуги), але без вирахування податку на прибуток. Валовий прибуток – це загальний дохід компанії, який отриманий за якийсь фіксований часовий проміжок. У ньому враховано прибуток від усіх видів діяльності компанії (в рахунок береться, як виробнича, так і […]...
- Депозитарний договір: визначення Депозитарний договір – це угода, в якому встановлюються правила і основні умови надання послуг депозитарію другій стороні, тобто юридичній або фізичній особі. Під депозитарієм розуміють професійного учасника фондового ринку. Він забезпечує зберігання та облік цінних паперів своїх клієнтів. Сторона, якій надаються послуги, називається депонентом. Депозитарний договір – це угода, в якому встановлюються правила і основні […]...
- Ревізійна комісія: визначення Ревізійна комісія – виборний орган, що виробляє внутрішній контроль за господарською діяльністю підприємства. Ревізійна комісія обирається мінімум раз на рік на зборах акціонерів. Важливо: директора організації і акціонери, які беруть безпосередню участь в управлінні підприємством, позбавлені права голосу і самі не можуть увійти до переліку ревізорів. Чисельний склад комісії також визначається акціонерами і відбивається в […]...
- Звітний період: визначення Звітний період – часовий проміжок, який береться за основу в нормативних документах з бухобліку, і включає в себе усе, що відбувалося протягом звітного терміну фінансові події або мають до нього відношення аспекти господарської діяльності, що відображаються в бухзвітності або бухобліку підприємства. Найбільш поширені звітні періоди – квартальні та річні. У першому випадку звіт формується раз […]...
- Реприватизація: визначення Реприватизація – це перехід чи повернення в приватну власність державної власності, яка раніше була конфіскована за допомогою безоплатної націоналізації. Сутність і особливості реприватизації Відмінність реприватизації від приватизації в тому, що предметом угоди може стати тільки державна Реприватизація є одним із способів приватизації. Цей варіант часто називають денаціоналізацією. Однак це не зовсім правильно, тому що реприватизація […]...