Депозитарне зберігання документів: визначення

Депозитарне зберігання документів – це забезпечення схоронності документів будь-якого підприємства поза його офісу. Таку послугу пропонують компанії, що спеціалізуються на архівному збереженні документообігу згідно з усіма світовими стандартами, а також нормам Українського законодавства. Між власником переданого архіву і складом сховищ складається договір, де вказується володіння правом власності на документи першим учасником-клієнтом.

Переваги даної послуги

Депозитарне зберігання архівних документів відрізняється чіткою систематизацією та повної збереженням переданої документації. При цьому воно дозволяє швидко отримати доступ до необхідних документів за першим запитом замовника. Архів може бути виданий як у тимчасове користування, так і назавжди. При необхідності необхідний архів може бути доставлений безпосередньо в офіс компанії-клієнта.

Архівні працівники компанії, яка виконує депозитарне зберігання документів, виконують експертизу цінності документації, перевірку їх відповідності нормативним термінами зберігання. По закінченню термінів зберігання всі документи знищуються за допомогою пропуску через шредер і з оформленням певних актів.

Місце зберігання архіву

Депозитарне зберігання документів має на увазі умови утримання їх в спеціально обладнаних складах, де обов’язковим чином чітко дотримуються вологості і температурні режими, а також вжито заходів щодо захисту від ультрафіолетових променів. Тут, виходячи з санітарно-гігієнічного регламенту, виконуються заходи щодо захисту документів, переданих на архівне зберігання, від цвілі і грибків. Обов’язковими умовами для приміщень, призначених для депозитарного зберігання документів, є наявність систем сигналізації та протипожежної безпеки, постів охорони.

Актуальність зберігання документів поза офісом

На сьогоднішній день запропонована послуга досить затребувана в багатьох організаціях з різними формами власності (і навіть в підприємствах середнього та малого бізнесу). Завдяки депозитарного зберігання досягається скорочення фінансових витрат на створення власних архівних складів, витрат з навчання персоналу і подальшої їм оплату праці. До того ж, під час укладання договору з компанією-“архиватором” на поза офісне зберігання, можна бути впевненими в безпеці і повної конфіденційності переданих в архів документів.


1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (2 votes, average: 4.50 out of 5)

Депозитарне зберігання документів: визначення